テレワークでのRPA活用法 | RPA"PINOKIO（ピノキオ）"

現在、コロナウイルスが猛威を奮っています。
稀にみる緊急事態で、仕事環境が大きく変動している方も
少なくないのではないでしょうか？

特にここ最近でよく聞かれるようになったのが、テレワークです。
自宅作業できる方を対象に、各企業で推進されているように見受けられます。

テレワーク（リモート作業）だと、各人の進捗が把握しづらくなるケースがあり
より一人一人が生産性を意識して、仕事を進めていく必要が出てきます。

その中で、業務の一部を自動化して、
・よりコアな業務に人員配置する
・出社頻度を抑え、リスクを減らす
上記が可能になるRPAにも、注目されています。

それではテレワークで、RPAはどのように活用できるのか？
見ていきましょう。

そもそもテレワークって？

テレワークの語源をご存知でしょうか？
テレワーク以外にも、「在宅勤務」「リモートワーク」という言葉がよく聞かれますが
簡単にそれぞれの内容を確認します。

テレワーク
英語で書くとtelework。
「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で
離れた場所で働く事を意味しています。

在宅勤務
言葉の通りの意味で、在宅で勤務することです。

リモートワーク
英語で書くとremotework。
「remote=遠隔・遠い」と「work=働く」を組み合わせた造語で
テレワークとほぼ同じ意味合いです。

テレワークのメリット

それでは、テレワークにはどのようなメリットがあるのでしょうか？
大きく３つの項目に分けて、ご紹介します。

1.自宅で業務が行える

当たり前といえば当たり前なのですが。出社せずに業務遂行できます。
これは現在の情勢（コロナウイルスの蔓延）をはじめとする災害など
外出のリスクが高い緊急事態に対して、社員の危険を極力抑える事が出来るので
非常に大きなメリットといえます。

2.固定費の削減

テレワークによって、社員が自宅作業を行う場合
オフィス自体の利用頻度が少なくなるので
出社の際の交通費や、オフィススペースの光熱費など
固定費の削減にも繋がります。

3.業務整理を行える

テレワークに際して、重要なのが各人のスケジュール、タスクの可視化です。
業務効率化ツールの選定や、定型業務とよりコアな業務の選別など
自宅作業ではもちろん、通常の出社業務であっても、生産性向上に繋がる整理が行えます。

そして定型業務に関しては、RPAで自動化し
その分の人員を、よりコアな業務へ配置する企業も増えつつあります。

RPAを活用したテレワーク方法

それでは、RPAを活用する場合の
テレワークの具体的な手順、方法を見ていきましょう。
まずはテレワークのための　環境整備　です。
こちらも大きく３つの項目に分けて解説します。

環境整備

1.働き方のルール化　適切な労務管理

多くの企業が業務ルールを定めているかもしれませんが
テレワークの場合、各人のタスク、勤務時間などが見えづらくなる為
どのようにして共有し、管理を行うかが大切です。

例えば、朝会は毎日必ず行なって出勤の確認をとり
業務終了時に、日報で報告。
報告された日報を元に、勤務管理表に記載　など
一連の流れを予め取り決める事で、把握と管理がしやすくなります。

2.コミュニケーション用のインフラ整備

次に業務遂行時のコミュニケーションについて。
社員同士のコミュニケーションや情報共有を行う方法を取り決めます。
企業によってはSFA(セールス・フォース・オートメーション)などを
活用する場合もあるかもしれませんが
ここでは、最近主流になっている業務効率化ツールを幾つかご紹介します。

Chatwork
大手企業はじめ、多くの企業で導入されているツールです。
プロジェクト毎にグループ作成が行えて、チャットのようにやりとりが行えます。ChatworkLIve という機能も搭載され、ビデオチャット、画面共有も行えるようになり非常に便利な業務効率化ツールです。

Slack
Chatworkと同様に、多くの企業で導入されています。
基本的な使い方はChatworkと似ていますが、特定の書き込みに対して
限定的に返信が行えたりするので、細かいタスク進捗を把握する際に便利です。

Zoom
ビデオチャット、画面共有ツールの代表格です。
無料でも活用する事が出来て、招待メールを送るだけで
簡単にWeb上でミーティングが行えます。

3.セキュリティ対策（情報漏えいなど）

そして定型業務に関しては、RPAで自動化し
その分の人員を、よりコアな業務へ配置する企業も増えつつあります。

業務整理

そして、テレワークのための業務整理です。
この段階で、ルール化されている定型業務と
重要度の高いコア業務に分別をします。
定型業務＝処理ルールが明確化されている業務に関しては
RPAに任せられる可能性が高く、効率化が望めます。

逆に重要度の高いコア業務というのは、ざっくり言うと
都度、人の判断を求められる業務です。

例えば、予算調整などであれば
過去の統計や現在の情勢などの情報を複合的に捉えて、
適切な予測を立てる必要があり
ルールにとらわれないクリエイティブな発想が求められるため
RPAで補うのは難しい範囲になります。

業務の選定方法について

それでは具体的な業務整理の目安について見ていきましょう。
前述の通り、RPAで自動化できる業務には向き・不向きがあります。
向いている業務は以下の通りです。

手順・ルールが決まっている定型業務
データ入力・コピーペースト作業　など

データの収集や分析
ITシステムの管理・データの読み込み　など

システムの監視・メンテナンス
ITシステムメンテナンス・システム不具合対応　など

カスタマーサポート
電話の自動対応・メールの自動返信　など

詳しい業務の選別方法については、
【RPA】自動化業務を選ぶコツにも記載していますので
こちらも参考にしてください。

自動化の相談

テレワークに際しての環境整備、業務の選定が行えたら
自動化出来る業務について、より具体的に知る為に
RPA製品の担当窓口に問い合わせて見ましょう。

問い合わせるメリットとして
テレワークに際しての環境整備、業務の選定が、ある程度行えていれば
・どのような業務を自動化したいのか？（優先順位も含め）
・自動化が可能だとして、想定されるロボットの開発時間は？
・ロボットの開発に関してのやりとりの仕方
上記の、業務自動化に際しての建設的な話し合いを行える確率が
グッと高くなります。

自動化業務の相談で、よくあるのが
自社で自動化したい業務の選別が行えていないまま
担当窓口に相談してしまうケースです。

この場合、自社で自動化できそうな業務は何か？という段階から
話し合う必要が出てくるので、双方にとって効率が良くなく
それ以上の進展がしづらいパターンが多く見受けられます。

テレワークのメリットは大きく３つ
・自宅で業務遂行が行える
・固定費の削減
・業務整理を行える

RPAを活用したテレワーク方法（環境整備）
1.働き方のルール化　適切な労務管理
2.コミュニケーション用のインフラ整備
3.セキュリティ対策（情報漏えいなど）
上記の整備を行う。

RPAを活用したテレワーク方法（業務整理）
RPAで自動化できる業務には向き・不向きあるため
自社内で、ルール化されている定型業務とより
重要度の高いコア業務に分別する。
定型業務＝処理ルールが明確化されている業務に関しては、
RPAに任せられる可能性が高い。

RPAを活用したテレワーク方法（自動化の相談）
環境整備、業務整理が行えたら
自動化出来る業務について、より具体的に知る為に
RPA製品の担当窓口に問い合わせてみる。

いかがでしたか？
テレワークに際しての環境整備、業務の選定は
着実に自動化を早められる準備でもあるので
是非、取り決めを行なってみてください！
それでは、また！