【働き方改革】残業時間が月45時間以上の時本人へ自動通知する方法

時間外労働の上限規制とは

長時間労働が原因で命を絶った方のニュースが大きく報道され、世間に衝撃を与えた時期から数年。
この「長時間労働の是正」し、働く人々の健康やライフワークバランスを改善するために、
国が設けた残業時間の上限です。

厚生労働省では、以下のように定義され、ここ数年で様々な企業がこの規制に対応すべく、社内ルールを改定してきました。

規制自体は、昨年から大手企業が対象とされていましたが、今年からは中小企業も対象となるため、入念な準備を進めてきた会社も多いでしょう。
ここで問題となるのが、規制によって増えた業務を誰が請け負うのかです。
各個人の勤怠を確認し、残業時間を計算し、上限を超えていないかどうか管理するというのは、社員の人数が増えれば増えるほど膨大な作業になっていきます。
さらに、上限を超えそう、または超えた人を把握し、規制を守るために何かしらの策を講じなければならないとなると、普段の勤怠管理に＋αの作業が発生することになります。

上限規制ができたことで、新たな仕事が増え、余計長時間労働に…なんて問題を浮かべる方もいるでしょう。

そこで、今回は人間に代わって働いてくれるロボット「RPA」を用いてこの＋αの部分を自動化してみたいと思います。
今まで行っている勤務情報の管理機能をもとに、「残業時間の上限を超えた人を把握し、本人に連絡を行う」という業務を、RPAツールPINOKIOが自動で行ってくれるように設定していきます。

勤怠管理のツールとしては、弊社が普段使用している勤怠システム「attenly」を使用します。

残業時間が月45時間以上の時本人へ自動通知する方法の流れ

今回は以下のような流れで自動化を行っていきます。

②のMFA認証については、今回は個人のスマートフォンへSMSとして送信するため、
こちらのみ手動で入力します。

※MFA認証とは…
MFAとは、Multi-Factor Authenticationの略称で、多要素認証のこと
アクセスを行うのに、複数の要素(パスワードや暗証番号)を必要とする認証方法である

この流れを、RPAツール「PINOKIO」で作成すると、以下のようなフロー(流れ)となります。


実際に動かしてみると、以下のようになります。

実際のフローのポイント

今回のフローのポイントは

①万がいち人の手がどうしても必要な場合でも、必要に応じてPINOKIOを待機させることができる
②残業時間を取得し、自動でその次のアクションを行うかどうか判断できる
③メールの送信が可能で、メール文などもカスタマイズができる

という3点です。

まず、①「万がいち人の手がどうしても必要な場合でも、必要に応じてPINOKIOを待機させることができる」についてです。
PINOKIOでは、PINOKIO動作中に一定時間動作を止めたいという際に使用できる、
「指定の画像が画面に現れるまで待機する」という待機方法があります。
これは、指定した画像が画面上に表示するまで、その後のフローを実行しないことで、PCのスペックによる動作遅延や、
他のアプリケーションを使用する際の動作遅延などを考慮してPINOKIOを動かすのにとても便利な機能です。
※こちらに関しては、AI判断待ちを行っているこちらの記事をご覧ください。

テレワークでのRPA活用法

突然ですが、みなさんは 「RPA」と 「AI」の違いがわかりますか？ この記事を読んでいただいているみなさんであれば どちらかに興味がある人であることは間違いないでしょう。
しかし、興味はあれど、意外と「RPA」と「AI」を混同している人が多いようです。 よく説明されるたとえでいえば、 AI　　＝脳 RPA　 ＝手 と表現されます。
これは、それぞれの特徴が AI＝人間が行うような「判断」が可能 ...

また、セキュリティ上どうしてもPINOKIOがアクセスできない場所に認証コードなどが表示される場合に、
その作業を人間が行うのを待つという動作にも使用できるため、汎用性が高い機能となっております。
もちろん、認証方法によってはすべて自動化を行うことも可能なため、
お客様のニーズに合わせて全自動化、半自動化を調整することも可能です。

次に、②「残業時間を取得し、自動でその次のアクションを行うかどうか判断できる」についてです。
これは何度もブログで紹介している通り、決められたルールに従って、YESかNOかを判断し、次の処理を分岐させるという機能です。
今回の場合では、残業時間(残業時間)が一定時間を
超えている場合(YES)はアドレスを取得し、メールを送信する
超えていない場合(NO)は何もしない
という風に分岐されています。

3つ目は、今回ブログとして紹介するのが初登場である③「メールの送信が可能で、メール文などもカスタマイズができる」についてです。
PINOKIOには必要に応じてメールを送信できる機能があります。
複数の「メールテンプレート」を作成することができ、メールの文中に設定する文字も自動的に変わるように
設定することができるため、一度作成してしまえば、何度でも使いまわすことが可能です。
さらに、メール送信機能の派生的な使い方として、ある一定の条件の人にメールを送る、
「メルマガ」としての役割を代行してもらうことも可能です。
メルマガ配信はメーリングリストの登録を行っていれば普通のメールソフトでも行うことが可能ですが、
PINOKIOにメルマガを配信してもらう場合は、「ブログを更新した」「お客さんが指定のものを購入した」など、
条件に合わせてメールを送信するということ自体を自動で行うこともできます。


以上が、このフローで使用しているPINOKIOの機能のポイントです。

まとめ

残業時間を一定時間以下に管理するために、残業が増えては元も子もない…

そんな問題を前提に今回は「残業時間の上限を超えた人を把握し、本人に連絡を行う」というフローを作成してみました。
「働き方改革」という言葉が使われるようになってから、日本の労働環境は少しずつ改善されて行っていると思います。
しかし、単に残業時間を短くするだけでは、業務時間が足りなくなるだけで、長時間労働の問題は解決できません。

業務自体の見直しを行い、不要な業務を削減し、
RPAなどのツールをうまく使って、人の手がかかる業務を自動化させていくことが、今後の働き方には必要となりそうです。

勤怠管理システム「attenly」とは…

勤怠・交通費・関連ファイルが一括で管理できる勤怠管理システムです。
attenlyでは、複数の勤怠方針を登録することができ、勤務先が固定出ない場合でも対応可能です。
また、e-GOV(イーガブ)/電子申請システムやタレントマネジメントシステム、カオナビへの連携が可能で、
attenly(アテンリー)ひとつで様々な事務作業を完了させることができます。
これらの連携済みシステム以外にも、使用中のシステムを連携し、カスタマイズすることも可能なシステムです。

ちなみに、今回attenlyには「残業時間の上限を超えた人を把握し、連絡を行う」という機能がついていないことを想定してPINOKIOを使って自動化しましたが、
「残業時間が月45時間を超える場合に、自動でアラートを出す」という機能は、attenly自体に実装されるようです。
4月中にリリース予定とのことなので、attenlyが気になった方は、以下を是非チェックしてみてください！
attenly