【RPA】自動化業務を選ぶコツ

もうRPAというワードが、世の中に浸透しつつありますね。
人材、金融、不動産、運送、食品などあらゆる業種で活用されていて
具体的な成果を目にする機会も多くなったように感じます。

RPA業界が日の目を浴びると同時に、色々な課題も浮上していて
活用しきれていない企業があるのも現状です。
その中でも、自社で自動化できる業務がわからない
というケースもよく見受けられます。

自社で自動化できる業務がわからないまま、
RPA製品担当者とのミーティングを行うが
製品担当者も自動化する業務の判別が付かないので
具体的にまとまらず進展しづらい・・

これは、導入企業、製品担当者、双方でよく聞く悩みで
導入前に頓挫してしまう場合も多い為、勿体ない課題です。

この記事では、自動化できる業務を選ぶコツ について解説をしていきます。
まずは上記の課題ができてしまう原因を見ていきましょう。

自動化できる業務がわからない原因

RPAの対象業務を理解していない
(=業務に対して自動化の可否を判別できていない)

よくあるケースが本項です。
まず、導入企業側がRPAでできる業務の内容を把握しきれていないケースが多いです。
RPA=ロボットという認識が、一般的に浸透されつつあり
どんな業務でも自動化できてしまう というイメージを抱いてしまう方も少なくありません。

RPAは基本的に、手順・ルールが決まっている定型業務に対して効果を発揮するツールです。
ですので、全ての業務に対して自動化できるイメージだと
RPA導入時の業務ヒアリングの際、担当営業とのミスコミュニケーションや
具体的な進展がないまま、頓挫してしまう可能性が高いです。

自動化できる業務の優先順位付けが行われていない。

また自社で自動化できる業務が、ある程度判別できている場合でも
どの業務を自動化するのが、最も効果が高いのか?
その業務を自動化するにあたって、自動化フローの開発時間は、どれくらい必要なのか?
上記が明確になっていないと、RPA導入をしても適切な効果を得られない可能性があります。

例えば、自動化すると効果は期待できるが、かなりの開発時間を要してしまうような場合、
自動化の効果を得られるまでに多くの時間と項数を割かなければなりません。
通常業務を行いながら開発するとなると大きな負荷がかかってしまい、
余計に忙しくなってしまったという感覚に陥るかもしれません。そうなってしまっては本末転倒です

自動化できる業務の判別を行うには①

では、どうやって自動化できる業務の判別を行なっていけば良いのでしょうか?
判別を行う為には、まずRPAが自動化できる業務を正確に理解していく必要なあります。

最初に、大枠での判別基準から解説します。
ここの判別は大きく二つで
その業務がルール化ができるか・できないか? です。

ルール化ができる というのは、
その業務のマニュアル作成が行える
そのマニュアルを元に誰にでも業務が行える
ような定型業務を指します。

逆に、業務の度に 人の判断が必要になる 業務は
RPAには向いていません。

例えば、ある部署への予算調整を行う場合
その部署の今までの成果や今後の展望など
過去のデータ照合や将来性を元にして
総合的な 判断 が必要になる為、RPAには向いていないのです。

自動化できる業務の判別を行うには②

次にRPAで自動化できる業務の内容を少し掘り下げていきます。
・業務のルール化ができる具体的な業務
・自動化できる業務の選定基準
上記の2項目を把握する事で、より明確な判別が行えるようになります。
それでは、見ていきましょう。

まず、業務のルール化ができる具体的な業務について
大きく以下のように分けられます。

手順・ルールが決まっている定型業務
データ入力・コピーペースト作業 など

データの収集や分析
ITシステムの管理・データの読み込み など

システムの監視・メンテナンス
ITシステムメンテナンス・システム不具合対応 など

カスタマーサポート
電話の自動対応・メールの自動返信 など

自動化できる業務の判別を行うには③

次に、自動化できる業務の選定基準について

業務のルール化ができて、
上記の具体的な業務に当てはまっている内容であれば
業務自動化の実現性は高いです。

加えて、下記の内容も把握しておけると
導入予定のRPAでどこまで自動化ができるのか
更に明確にできます。

画像・紙データを使用するか?
RPAの基本構造のみでは、画像・紙データ(非構造化データ)に対応するのが難しい可能性があります。OCR(光学文字認識)と呼ばれる機能を搭載しているRPAの場合は、画像・紙データ使用が可能です。RPA製品の選別の際に、基準になります。

業務で操作するシステム・アプリケーションは、RPAで認識可能か?
認識が難しい場合は、自動化が難しい可能性があります。

機密情報を扱う業務か?
機密情報を扱う業務の場合、情報漏洩のリスクも想定した運用検討が必要になります。

人による承認が必要な業務か?
都度、承認が必要な場合だと、自動化が難しい可能性があります。

操作対象のシステムの改変・更新予定はあるか?
改変・更新予定があるシステムにRPAを導入する場合、改変・更新後に正常に動作しなくなる可能性があります。改変・更新時期とRPA導入の時期の確認、擦り合わせが大切になってきます。

業務の選定基準についての解説は以上です。

自動化できる業務の判別を行うには④

最後に、自動化したい業務の優先順位付けです。
自動化した業務が複数ある場合に役立つ情報になってきます。

優先順位付けを行う為には、
まずRPA導入を行う目的を明確にしておく必要があります。

例えば
自動化による繁忙期の負荷軽減 が、導入の大きな目的である場合
繁忙時期が近い時期であれば、他の候補業務よりも、優先順位が高くなるかと思います。
基本的には、自動化による作業時間の削減 が共通の目的になってきますので

1.対象業務名
2.導入予定部署
3.実施する時期(通常期なのか繁忙期なのか)
4.削減時間(自動化したら、何時間くらい削減できそうか)
5.誰でも等しい量でこなせる業務か

上記を目安で整理しておけると、明確な優先順位を付けやすいので推奨します。
5については、10段階評価などで数字をつけるとわかりやすいかもしれません。

3、4、5、の3つの項目の総合的な数値の高い項目が
優先順位の高い項目となリます。

ここまでの内容を一通り行い、
自動化したい業務の優先順位が資料として可視化できると

・自動化する為のRPAの開発にどれくらい時間がかかるか?
・開発時間も加味した業務自動化の優先順位

といった、自動化の具体的な内容について
RPA製品担当者と相談しながら進めていけるので
進展が非常に早くなる可能性が高いです。

おさらい

それでは自動化できる業務の判別を、振り返ってみましょう。

【1】
まず、その業務が
ルール化ができるか・できないか?
を判別する。

【2】
ルール化できる業務の目安は
その業務のマニュアル作成が行える
そのマニュアルを元に誰にでも業務が行える
ような定型業務を指します。

【3】
その目安を元に、
業務のルール化ができる具体的な業務
自動化できる業務の選定基準
のポイント抑えて、対象業務の懸念点・相談事項などを洗い出す。

【4】
最後に、自動化したい業務の優先順位付けを行って
どの業務から優先的に自動化していくか を明確にする。

少し手順が多く大変な部分もあルカもしれませんが
自動化したい業務の優先順位が資料として可視化できる と
自社とRPA製品担当者、双方にとって明確な目印になるので
結果として、効率的な業務自動化の可能性が高まります。

まずは自社の業務選定の目安にしてみてください。
それでは!

自動化したい業務でお悩みなら

弊社のRPAツール“PINOKIO(ピノキオ)”は
サポートに注力したサービスが特長です。
自動化したい業務についてのご相談は、
導入前から行なっていますので、
お悩み等がありましたら、お気軽にご相談ください。

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