【RPAのダメな使い方】その業務、自動化ダメ絶対!

RPA導入編

「RPAを導入したけど、なんだか上手くいっていない」
「劇的な効果を期待してたのに思ったほどじゃなかった」
RPAを導入した後で、そんな風に悩んでいる企業は珍しくありません。

次の調査のように、様々な理由でRPAの導入後にやめてしまった企業がいくつもあります。


一番回答の多い「対象業務が決まらなかった」ことは、導入が進まない典型的な理由です。
なぜ、こんな失敗が起きてしまうのか。

それは、RPAにできることとやりたいことにギャップがあったからです。

1.RPAにできることとできないこと

RPAは使いこなせれば非常に大きな力を発揮してくれます。
人間と違って24時間稼働できますし指示が的確ならミスもありません。

ただし、決して万能ではありません。
「良い感じにお願い」というような曖昧な指示を、RPAは受け付けてくれません。

具体的にRPAにできることと、できないことを分けると次のようになります。


 RPAにできること
  特徴:作業手順やルールが決まっているルーティンワークなど
   →ルール化されているものを素早く繰り返し処理することが得意
  具体的な業務:データ入力、定型データの情報読取など

 RPAにできないこと
  特徴:人の判断が伴う業務、感性が左右するものなど
   →RPAにこだわらずアウトソーシングや専用システム構築などの代替策を考えることも必要
  具体的な業務:経営判断、クレーム対応、クリエイティブなど

RPAに対して過度に理想化してしまうと、
まるでAIのように何でもできると思ってしまいがちです。

導入段階では、RPAのことは新入社員と同じように捉えましょう。
すなわち、指示と教育が必要で言われた通りに動く存在です。

いきなり新入社員に複雑で重大な業務はやらせませんよね?
同じようにRPAでも丁寧に指示を出し、教育していく必要があります。

RPAと新入社員が違うのは、

「辞めないこと」
「休まないこと」
「正しい指示を出せば、正しい結果を出してくれること」

RPAの強みを理解して、どんな業務なら自動化に向いているかを検討していきましょう。

もちろん現時点ではRPAでできないことも、AIの発達によって将来的にできるようになる可能性もあります。
今では珍しくなくなったOCRとRPAの掛け合わせも、
AIなどによって画像認識の技術が発達したからこそできるようになりました。

そのため、将来的にAIによる高度な自動化を目指すのも決して悪いことではありません。

一部の大企業では、実用化に向けて実証実験を行っている最中です。
が、導入しようと検討している段階でそこまで考えるのは時期尚早。

まずは、RPAによる自動化と相性の良い「単純」で「大規模」な業務から取り組んでみましょう

2.自動化できるけれどやってはいけない業務もある!?

RPAは別々のソフトウェアも横断して自動化ができるため、大抵の作業は自動化が可能です。
ただし、出来るというだけで、自動化しない方がいい業務などがあります。

それでは、どのような業務が自動化しない方がいいのでしょうか。

2-1.不要な業務、自動化しても意味がない業務


そもそも、不要な業務の自動化はやめましょう
ここで具体的にどのような業務が不要か、と定義することは正直難しいです。
会社ごと、どころか部署単位でも、同じシステムを使っていても異なる使い方をしている例はザラにあるからです。

極端な例としてご紹介すると、「追加で開発が必要な業務は全て不要」というような主張もあります。

ERP、いわゆる基幹系システムのパッケージ製品などでは顕著で、
海外ではERP自体に業務を合わせるのが一般的。

しかし、日本では標準機能に追加で開発して自社の業務にERPを改変していくのが主流です。
程度問題とはいえ、実際に海外でそのまま活用しているというのなら、
もしかしたらこの業務は不要なのでは?と考えるきっかけにはなりますよね。

国内でも、追加開発でぐちゃぐちゃになってしまった基幹系システムを、
更新のタイミングで開発はせずに一気に業務改革を行ったような例も。

RPAでも何でもかんでもフローを作成して自動化するのではなく、
業務整理を行うきっかけにするのも良いかもしれませんね。


2-2.属人化していることがまずい業務


属人化していることがまずい業務の自動化はやめましょう
「誰」が「どんな業務」を「どのように」行っているのか?がより見えづらくなってしまいます。

例を挙げるなら、特定のスキルがないと行えない業務で、
そのスキルを持つ人が社内に一人しかいない時です。

何かしらの理由でその人がいなくなってしまった時、
後任の人が全く内容を理解することができなくなってしまうからです。

ただ、自動化で効率化につながることが明らかで、尚且つ、
棚卸しで透明度が増すなら、むしろ自動化は積極的にすべきです。
この時、誰でも理解可能なマニュアルは用意するのを忘れてはいけません。

RPAを導入するなら、前提として、業務改革もセットで考えましょう。

表面的に業務を自動化していくよりも、
抜本的に変えていくことで遥かに大きな効果をあげられるはずですよ。

3.企業にとって意味のある業務効率化を目指すために

せっかくRPAを導入するのなら、
導入してよかったと思えるような成果を出したいですよね。

だとしたら、必ずRPA導入時の旗振り役は決めておきましょう。
規模が大きいのなら専門のチームを編成する価値があるくらいとても重要な役目です。

旗振り役がいるメリットは主に2つあります。


・「必ずしも人がやる必要のない業務」なのかどうかを客観的に判断できる
横断的に統制が効かせられる


大規模に業務改革を行うのなら、絶対に抑えておきたいポイントです。

一つ目の客観的な判断は、自分の部署に対して行うのはとても難しいですよね。
専門のチームが第三者的な立場で必要な業務かどうかを判断するのが一番公正になります。

客観的な判断で「どの業務が自動化に向いているか」、「どういった順序で自動化していくのか」を
決めていけば、本来はやる必要がない自動化に対してリソースを割かずに済みます

二つ目の横断的な統制は、全社で標準化を行うためにはとても重要です。
業務改革で注意しておきたいのが、極力ルールに例外を作らないということです。

「この部署のやり方は特別だから」と例外を許してしまうと、
RPAの横展開は途端に難しくなっていきます。

こちらの記事で記載があるように、
「業務プロセス自体を変えない現場型のRPA導入は非効率」

「RPAの現場主導は非効率」、アビームが説明 日経クロステック

です。

現場主導でRPAを導入しようとすると、どうしても表面的だったり、
逆に複雑すぎる業務を自動化しようとしたりしてしまいます。

RPAは一つのフローで行える作業の規模が大きいほど費用対効果が高まるため、
なるべく横展開ができスケールすることを目標にしましょう。

ただし、いくら統制を効かせられると言っても
強引に推し進めてしまえば反発は必至。

それぞれの部署の意見をヒアリングした上で総合的に判断していく必要があります。

RPAは業務効率化の強い味方ですが、決して万能ではありません。
何でもかんでも目についた業務を自動化しようとしても、
期待していたほどの効果はあげられないでしょう。

確実に成果を出したいのなら、まずはRPAの特徴を理解しましょう。
特徴を理解すれば、自分の会社ではどんな業務が自動化に向いているのかも自然とはっきりするはず。

あくまでも、RPAは業務効率化の手段であって、導入そのものは目的ではありません。
どうすれば会社にとって一番いい結果になるかを軸に考えていけば、
間違った方向に進まずに最善の選択が出来るはずですよ。

それでも、何から始めたらいいかわからない…

RPAで自動化に向いている特徴はわかったけど

やっぱり何から始めていけばいいのかわからない…
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業務を洗い出すところから始める時間がない…

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