【RPA導入】現場社員を説得する方法

説得する方法 RPA導入編
説得する方法
説得する方法

RPAを導入する技術部と現場社員では、RPAに対する捉え方が異なることがあります。
現場社員の方は、「自分の仕事を奪われるのではないか」
「または面倒ごとを持ち込まれることによって自分の仕事を増やされてしまうのではないか」など
不安や抵抗感があるのです。

この記事では、現場社員の方がどんな不安を持っていることが多いのか、
また安心してRPAを使ってもらうために、
どんな説明・説得をしたほうがいいのか解説いたします。

1.現場社員から聞こえる声

新しいものに対する抵抗・不安


日本は、PCよりスマホが優位な国と言われており、
ICT(情報通信機器)活用が苦手な世代も多いと言われています。
(参考 : ICTサービスの利用動向 総務省
   今や当たり前となった「若者のパソコン離れ」は・・・ビジネスでも!? exciteニュース)

現場社員の中にはRPAを導入することによって、
「自分の仕事が奪われるのではないか」「面倒ごとを持ち込まれるのではないか」と
抵抗感を感じている人もいらっしゃるかもしれません。

また自分たちで自動化を進めることができるのか、
何かあったとき自分たちはどう対処したらいいのかなど、
RPAの取り扱い方や運用・体制に不安視されている方も多いです。

RPAに対する過剰な期待


ロボットが業務を自動化すると聞き、
「すべての業務を自動化してくれるのでは...」と過剰な期待を持つ方もいらっしゃるかもしれません。

しかしRPAでもできることと、できないことがあります。
「全ての業務をこなしてくれないのか」とRPAの技術に対して幻滅される方もいらっしゃいます。

またメンテナンスの必要性を説明していない場合、
メンテナンスの業務時間が増えてしまいRPAの効果を実感できず、
期待を裏切られたと思う方もいらっしゃいます。

2.強制的な導入はうまくいかない

どうしてうまくいかないのか?


現場社員と技術部の間で、RPAに関する理解にギャップがある場合
RPA導入がうまくいかないことが多いです。

自動化を実施してシナリオが止まってしまった、エラーが発生した場合など、
うまくいかない事態が発生し対応ができないと、
RPAによる恩恵が少なく、望んだ業務効率化の結果が得られず、
RPAを導入しても結局活用されない場合があります


その場合、残ったRPAは『野良ロボット』として放置される場合があります。
管理者不在の野良ロボットは、中途半端に動作している場合、
PCに負荷がかかる、または予期せぬ処理を行うなど問題を起こします。

強制的なRPA導入後、結局うまくいかずRPAを放置され、
導入した部門や現場にはマイナスな面が多く、現場の負担になることが多いです。

RPAを導入するには、RPAに関する理解のギャップを埋めることが重要になります。

※野良ロボットとは?
RPAにおける野良ロボとは、異動や退社または引き継ぎが不十分などの事情で
RPA管理者が不在になったRPAロボットを指します。
知らないところで作業をし続ける野良ロボットは、非常に危険です。

3.現場の理解と協力を得るには

RPAの向き・不向きを社員に理解してもらう


RPAの提供形態ごとに自動化する業務の向き・不向きがあります。
また定型な業務ではない、イレギュラーな業務に弱いという特徴もあります。

次の記事は、RPAのクラウド型とインストール(オンプレ)型によって、
自動化業務の向き・不向きをまとめております。ぜひ、参考にしてください。
RPA徹底比較:クラウド型 vs インストール(オンプレ)型
近年数が増えてきたRPAの「クラウド型」と「インストール(オンプレ)型」についての特徴を徹底比較していきます。業務の内容や規模によって的確なRPAを選ぶことで、より高い導入効果が得られます。自動化したい業務の特徴を洗い出し、どの形態のRPAツールと自社の自動化の相性が良いのかを調べてみましょう。


ヒアリングやアンケートを通して現場社員と一緒に業務の課題を洗い出す


RPAを導入する上で、事前の聞き取りや準備が重要です。
まず現場社員の業務を一度見せてもらい、RPAに関するアンケートを作成しましょう

【参考】: RPA導入に当たっての不安 アンケート

上記記事のRPA導入に当たっての不安アンケート調査によると、導入と管理の二つの不安があることが分かります。

●導入の不安
・RPAで何が出来るか知識がない
・RPAに必要なスキルがわからない

●管理の不安
・RPAの運⽤・体制が分からない
・導入後の評価軸・改善方法のやり方が分からない

このことから、RPA導入前に現場社員とヒアリングを行い、
実際にどんな業務で時間を取られているのか、
RPA導入に対してどんな不安を持っているのか聞き取り、
不安を払拭するようにしましょう


現場社員の不安を払拭する方法として、一緒に業務の課題を洗い出すのも効果的です。

業務の課題を洗い出すと、RPA以外の方法でも改善できる場合があります。
業務フローの改善などにより、ヒアリングの段階で効率化が進めば現場社員の負担も減り、
現場社員のRPAに対する理解も得られるでしょう。

RPA導入の目的と効果を共有する


●RPAの導入目的
RPAの導入目的は、コスト削減、生産性向上または人間にしかできない仕事に
注力してもらうことが多く占めていると思われます。

日本は労働人口が減少しているため、一人一人の業務負担が増えてきています。
ロボットが代替できる仕事はロボットに任せ、人間は判断が問われる仕事・新規サービスを生み出すような
クリエイティブな仕事など自律的な仕事に分担した方が生産性が向上できます。

「コストを削減するため」「人手不足を解消し、現場社員の方の負担を減らすのが目的だ」など、
RPA導入の目的を明確に伝えることが重要です。

●RPAの導入効果
業務を自動化することによって、残業時間の削減、コストの削減、
ミスが少なくなるなど導入効果を現場社員の方と共有しましょう。
導入効果については、RPAツールごとに過去事例などまとめてある場合が多いです。
導入予定のRPAツールを検索し、事例をもとに効果を説明すると効果的です。

●RPA PINOKIOでの導入事例

■事例 . 01 広告代理店 経理部
請求書などの会計ソフト・Excelへの入力業務を自動化。
膨大な経理業務が軽減し、月間66.5時間の業務削減。

年間約184万円のコスト削減
(※月間66.5時間=年間798時間 / 時給2,300円の計算)

■事例 . 02 不動産会社 人事部
毎日のように発生する定型業務を自動化!
採用に関する業務が、月間で35.4時間の削減

年間約98万円のコスト削減
※月間35.4時間=年間425時間 / 時給2,300円の計算

■事例 . 03 大手化粧品会社 営業部
取引先リストや、請求書関連の作成を自動化!
記載ミスがなくなり、月間30.5時間の業務削減。

年間約84万円のコスト削減
※月間30.5時間=年間367時間 / 時給2,300円の計算

また無料ツールやお試し版が提供されている場合、
実際に小規模業務で自動化を行い、
効果をその目で見てもらうと不安も軽減されるでしょう

いかがでしたか。
この記事では、RPAを導入するのに現場社員の方へどのように説得したらいいかまとめました。

基本的に新しい技術に対して不安に思う方は多いです。
現場社員の方の不安を取り除くために、丁寧なヒアリングと説明を心がけましょう

また誰が管理するのかなど担当・役割決めは非常に重要です。
そして、メンテナンス担当がすぐに動けない場合に備えて、
現場社員用のマニュアルなども用意しておくといいでしょう。

このようにただシステムを導入するのではなく、
事前準備や管理・対策がRPA導入にとって非常に重要です

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RPAの効果を実際に体験し、
より説得力をもってRPA導入を進めましょう。

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