【RPA導入】現場にRPAを導入しよう。上司を説得する4つのポイント

1.上司が気にするRPA導入のポイント

社内で導入する以上、稟議書による決裁は必須ですよね。
とはいえ、上司もよく分からないものを即決してくれるほど甘くはありません。
決裁者の人は、どんなポイントを気にするのでしょうか。

【ポイント1】導入のメリット

上司が一番気にするポイントです。
導入メリットがないものは、そもそも見向きもされません。
「RPAを導入すると、こういったメリットがある」と
分かりやすく説明できるようにしておくといいですね。

・業務の効率化
・人為的なミスの防止
・複数のアプリやソフトウェアの連携

上記は、導入時の大まかなメリットです。

例えば「RPAの導入によって、◯時間の作業が削減される」と具体的な数字を出せると、
グッとメリットを感じてもらえるはずですよ。

【ポイント2】導入にかかるコスト

メリットの次は、導入にかかるコストです。
いくらメリットがあっても、予算に見合わなければ導入することはできません。
まずは予算内で導入可能であることを確認しておきましょう。

どうしても予算をオーバーしてしまいそうな時は、
RPAを導入した時の成果を試算してみてください。

もしも、RPAを導入して残業を大幅に減らすことができたら、
たとえ予算をオーバーしてもトータルでの支出は減らすことができますよね。

働き方改革も訴求できて、大きなアピールポイントになりますよ。

導入にかかるコストに関しては、こちらを参考にしてみてください。

RPAの導入に関わる費用は？【まとめてみた】

導入費用とは？ RPAは新システム導入などと比べ比較的低価格で利用できるツールとして注目されています。 しかし、公式ホームページをながめていると肝心の金額について「要問合せ」となり、具体的な料金があまり見つかりません。 これは製品の導入規模...

pinokio.ai

2018.10.30

【ポイント3】導入後に成果が出るまでにかかる時間

残念ながら、RPAは最初から全て自動化してくれる訳ではありません。

最初は人の手で業務を覚えさせなければいけないため、
導入してから成果が出るまで時間がかかることがあります。

あまりに複雑な業務をRPAに肩代わりさせようとすると、
成果が出るまで相当時間が掛かってしまいます。

まずは、トライアルで試してみたり、どのような業務に利用可能かを検討したりして、
実際に成果が出るまでの時間をある程度確かめてみましょう。

【ポイント4】継続的な運用方法について

RPA導入後も運用担当者は必要です。
RPAに業務を覚えさせたり、最低限の管理をしたりする必要があるからです。

RPAは既存のシステムをそのまま利用できる一方で、
業務をブラックボックス化してしまうリスクがあります。

誰が管理するのか、専門的な技能は必要かなど、あらかじめ調べておきましょう。


以上が、RPA導入時に上司が気にするポイントです。

どれも運用する上で気に掛けるべきポイントなので、
ツールを選定する段階から気にしておきましょう。

2.RPAを導入するために上司を説得するための４つのポイント

続いて、どうすればRPAを導入できるよう上司を説得できるかについてです。

次の４つのポイントを抑えておけば、
きっと上司を上手く説得できるようになります。

【ポイント1】費用対効果の話をする

費用対効果、いわゆるコスパの話をすると導入のための説得力がグッと増します。

コストの欄でも触れたように、
RPAの導入で残業を大幅に減らすことができれば、残業代も削減できます。
あるいは、業務過多の状況でも効率化によって、
新たに人を雇うことなく、今の人員で十分業務を回せることもあります。

「◯時間分の業務を削減できる」
「◯人分の雇う分の効果がある」

費用対効果の話をするなら、
具体的な数字をセットにすると尚いいですね。

これだけ良い影響が見込めると伝えられれば、
上司も乗り気になってくれるはずです。

【ポイント2】使いやすさをアピールする

使いやすさをアピールするのも欠かせません。

どれだけ高性能なツールだったとしても、
「使いこなすのに5年かかります」と言われたら導入は難しいですよね。

継続的な運用を見据えると、担当者が誰になるかという問題もあるので、
誰にでも使いやすいことは大きな訴求ポイントになります。

とはいえ、実際に使ってみないと分からない部分もありますよね。

PINOKIOのように無料でトライアルを利用できるツールもあるので、
導入前に試してみましょう。

資料だけ見ての意見より、実際に使ってみての感想なら、
より効果的に上司に伝えることができるでしょう。

【ポイント3】RPAで本来の業務に集中できると伝える

RPAツールを導入しようとする時、「現場の仕事を奪うのでは」と懸念に思われることがあります。
現場からも「仕事を奪うな」と反発に合うかもしれません。

が、RPAは決して人の仕事を奪ったり、
単に経費削減したりするためのツールではありません。

むしろ、人間が人間にしかできない業務に集中するためのツールなんです。
いくらRPAが雑務を代わりにやってくれても、人と人とのやり取りまでは肩代わりできません。

雑務から解放され、
コミュニケーションや意思決定に集中できるようになると伝えてみてください。

一般的に、役職が上の人ほど意思決定の機会が増えていきます。

数字には出てきませんが、意思決定に集中できるというのは、
意外と上司にとっては魅力的に写ります。

【ポイント4】サポートが厚いRPAを選ぶ

RPAを選ぶ上でサポートの手厚さは大事です。

専門的なコーディングは不要だとしても、
システムを動かすための考え方や操作方法は、いきなりは分かりませんよね。

導入に不安があるのであれば、
なるべくサポートが充実した商品を選びましょう。

PINOKIOは導入後はもちろん、導入前の相談も無料で受け付けています。
懸念事項があるなら、まずは試しに聞いてみてください。

心配事も解消されるに違いありません。
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3.稟議書の書く時の３つのポイント

メリットばかりでなくデメリットのフォローを忘れない

稟議書の説得力を増すために、
あえてデメリットも記載しておきましょう。

何も書かずに上司から指摘されるより、
予めデメリットを書いておいた方が考慮した上で
稟議をあげているという印象を与えられます。

もちろん、ただデメリットを書くのではなく、
どうすればフォロー可能かまで合わせて記しておきます。

フォロー方法が具体的であるほど、デメリットは気にならなくなりますよ。

「手段」ではなく「目的」を意識した内容を心がける

RPAの導入自体はあくまでも「手段」であって、「目的」ではありません。
目的は「業務の効率化」であり、その手段として「RPA」を利用するのです。

「結局、何をしたいの？」という指摘に対しては、
必ず導入して実現したいことを答えましょう。

ゴールから逆算した結果、達成する手段としてRPAを選んだことを伝えれば、
導入の必然性を強調することができます。

具体的な数値を利用する

どの書類でも言えることですが、情報は定量的に表しましょう。

「かなり」「非常に」のような言葉を使われても、受け取り方は人それぞれです。
具体的な数値が出てこないと、検証不十分と判断されかねません。

誰が見ても伝わる文章で稟議書を書きましょう。


稟議書を書くポイントは、RPA以外でも応用が効きます。
全ての人に情報を伝えられるよう意識してみてくださいね。

数値のはかり方や成果の判断の仕方としては、以下にまとめています。

RPAの成果、成否、どうやって決める？

pinokio.ai

2020.04.24

4.まとめ

RPAツールを導入すれば、業務の効率化が一気に進むでしょう。

しかし、そのためには、
現場と決裁者側で認識の一致させておく必要があります。

現体制でも滞りなく業務が回っていると上司が思っていたら、
「効率化は必要ない」と言われてしまうかも。

現在抱える問題は何か、なぜ導入する必要があるのか、
どんなメリットがあるのか。

上司と綿密にコミュニケーションを取ることが、
説得するための一番重要なポイントです。