「業務改革のためにRPAを導入したけど、上手く使いこなせず持て余してしまっている」
「効果は出たみたいだけど、次に繋がらない」
そんな風に悩んでいる企業は珍しくありません。
次の富士通の調査で分かるように、せっかくRPAを導入したのに、様々な理由で取りやめてしまうケースがあります。
RPA導入したのにも関わらずやめてしまった理由は様々です。
が、事前に３つのことを決めておくことでこれらの問題を防ぐことができます。
今回の記事では、導入前に決めておくべきポイントについてご紹介していきます。
事前の取り決めがスムーズな導入への第一歩
RPAは導入しただけですぐに成果が出るツールではありません。
導入した後でワークフローを作成し運用することで初めて効果が出てきます。
行き当たりばったりでは使いこなせないため、
事前に取り決めをして、それに沿って運用することが非常に重要です。
取り決めを大雑把に手当たり次第に自動化しても、
最悪の場合、管理されていない「野良ロボット」＊1を産み出しかねません。
それでは、どういう点を事前に決めておくのがいいのか、具体的にご紹介していきますね。
管理者が不在のRPAロボット。仕様がブラックボックス化するリスクがある。
【ポイント1】担当者と役割を決めておく
まず決めておくべきは、RPAの担当者は誰にするのか、です。
IT部門の担当者だけではなく、自動化する対象となる部署の人間の協力も必要です。
誰が何の担当になるのか、役割を細分化していくのであれば、
最低でも次のような役割分けが必要です。
・RPAのフロー作成者（またはフロー外注時に外部と折衝を行う担当）
・RPAの運用管理者
【現場部門】
・自動化対象業務の資料作成者
・RPAに併せて業務自体の組み替える役割
前者が主にIT部門の担当者、後者は現場部門での担当者が必要になります。
場合によっては、一人で上記の役割を複数担うことも勿論あり得ます。
が、誰がやるのかは必ず決めておきましょう。
業務の線引きを明らかにしておくことで、
それぞれやるべきことが明確になります。
やるべきことが明確になればそれぞれスムーズに作業を勧めれますし、
万が一業務が滞った時や問題が発生した時の切り分けが簡単になります。
ちなみに大企業では、既存の部署とは別に
業務改革に特化したチームを立ち上げることがあります。
縦割りの部署編成では複数部署の協力が必要な時に
上手く動けなくなってしまうからですね。
このように、どんな企業でも、
はじめのうちはRPAを使いこなせるわけではありません。
問題が発生した後、どうすれば改善できるかを考えるためにも、
担当者と役割決めは必須と言えますね。
今後、「RPAの担当者をどうやって決めるのか」という内容の記事も掲載予定です。
ぜひ参考にしてみてください。
【ポイント2】RPAで自動化する範囲を決めておく
どこからどこまでの業務を自動化するのかです。
よくあるRPAの失敗が
「ある業務を一から十まで自動化しようとしたけど出来なかった」
というものです。
「まだ運用スキルが未熟だった」「そもそも自動化に向いていなかった」など
理由はいくつか可能性がありますが、改めて業務を細分化してみると、
意外と部分的に自動化ができることがあります。
壮大な計画を立てると、どこから手をつけていいのか
逆に分からなくなってしまいがちです。
漠然とこの業務は自動化できそうだからと選ぶのではなく、
業務内容を鑑みて選別していきましょう。
パッとみたところでは、Aという業務は
複数ツールを使っていて難しそうでも、
細かい段階ごとに分解してみると簡単に自動化できる可能性も。
何でも自動化することができれば
勿論社内の恩恵は計り知れませんが、残念ながらRPAも万能ではありません。
まず考えるべきはスモールスタート。
このことを念頭において、自動化の範囲を決めていきましょう。
より具体的にどんな業務が自動化に向いているのか知りたい方は、こちらの記事がオススメ。
どのような観点から業務を洗い出していくのか詳しく書いてあります。
【ポイント3】数値目標と判断基準を決めておく
効果を判断するための数値目標とその判断基準です。
せっかく導入して自動化を行っても、
「よくわからないけど効果があったみたい」で終わっては次に繋がりません。
事前にポイントを決めておくことで、
効果が微妙な時には改善に繋げられ、
絶大だった時には他の業務に応用できます。
導入前に業務の棚卸しをしたりそれぞれに
アンケートをとったりして、業務の実態を把握しておくのがいいですね。
しっかりと現状を理解してこそ、
RPAが稼働してからの効果を測定することができます。
一般的に効果を判定する基準となるのは、次の３つ。
・フロー作成にかかるコスト（作業者の稼働時間、または外注費用）
・保守運用コスト（人件費やサポート費用）
さらに細かく分けることもできますが、
大きく分けると上記の通りとなります。
基本的にこのコストの合計よりも削減できた
業務の時間（＝人件費）が大きければ成功と言っていいでしょう。
単年ではそこまで効果が上がらなくても3年5年と長期的に見れば
十分元を取れるケースもあるので、
どれくらいの期間で計算するのかも併せて考えておくといいかもしれませんね。
より詳しく成果の決め方を知りたい方は、
次の記事で具体的な数字を用いた例が載っています。
併せて参考にしてみてください。
RPAは業務改革の強い味方です。
ただし、導入するだけで勝手に効率化できる魔法のツールではありません。
今回ご紹介したポイントを事前に決めておかないと、
導入したRPAツールも使いこなせないまま終わることになってしまう可能性も。
事前の取り決めが後でスムーズな導入の助けとなります。
決しておざなりにせずやりましょう。
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