こんにちは。RPA PINOKIOを販売する会社で営業担当をしています、あべです。
営業日記では、日常の営業活動で感じたことを思いのままに書いていきます。
今回は弊社のRPAツールPINOKIOで、実際に自動化した業務について考えて行こうと思います。
いきなり余談なのですが、最近営業をしていて気づいたことがあります。
おかげさまでPINOKIOをご利用くださるお客様、ご検討くださるお客様は右肩上がりに増えてきていますが、製品名を「キノピオ」と間違われることも増えてきたような気がしています。
どのタイミングでさりげなく修正しようか迷うところですが、私がお勧めする弊社RPAツールは「PINOKIO」でして、あの世界的に愛される超有名キャラクター、嘘をつくと鼻が伸びるピノキオが名前の由来です。
ちなみにキノピオについても触れておきますと、配管工のおじさんが活躍する任〇堂の某ゲームシリーズに登場するキノコ族のキャラクターで、こちらも世界的に有名で超メジャーな一流キャラクターです。（ただRPA PINOKIOとは全くの無関係です。）
キノピオを説明したことでかえってややこしくなってしまいましたが、当社のRPAツールPINOKIOの名前の由来には「いつか人間になる」という想い が込められています。物語の最後にブルーフェアリーの魔法で本当の人間になったピノキオのように、RPAというロボットであっても、PINOKIOが会社の中で一人の立派な戦力として活躍できることが私たちの願いです。
RPAとAIは相性が良いので、今後はAI強化などにより、ますます本当の人間に近い判断が可能になっていくことでしょう。
さて本筋に全く関係がない前置きがとても長くなってしまいましたが、王道なものから少し変わったものまで完全に私の独断と偏見で難易度や効率化の観点から評価してみたいと思います。
①基幹システムへのデータ登録
活用を頂く事例として一番多いのがこれかもしれません。
商品マスタ登録であったり、受発注データや在庫データなどの登録であったり、顧客情報や社員情報の登録であったり対象となるデータは様々ですが、業界業種問わずほとんどの企業でなにがしかの基幹システムが利用されています。その名の通り「基幹」のシステムということで、企業が活動をする上で重要なデータが管理されています。
「どこに何を登録するか」など業務手順が比較的単純で、しかも分かりやすく効果が現れるので、最初の自動化業務として選ばれることが多い傾向があります。
②基幹システムからのデータ抽出
こちらも自動化の第一歩として選ばれることが多い業務です。基幹システムに登録管理されているデータから、商品情報や顧客情報などの業務に必要なデータを抽出します。
決まった場所をクリックしていくだけということも多く、マウスやキーボード操作だけで比較的簡単に作ることができます。
③Webサイトへのデータ入力
一例ですが、リクナビやタウンワークなど求人媒体への案件データ入力や、不動産情報サイトSUUMOなどへの物件情報入力などを自動で行います。
このようなエンドユーザー向けのサイトというのはとにかく情報量が勝負だったりしますので、一件ごとに時間をかけて登録することが多いのが特徴です。登録する情報の準備や登録パターンの仕分けなど、自動化にはそれなりの時間と工数がかかることが予想されますが、作るのが大変な反面、できあがれば非常に大きな効果が期待できます。
④入金確認
不動産関連のお客様が利用されているフローで、定期実行で毎時間ごとにネットバンキングを巡回して、入居者からの入金情報を取得しています。
取得した入金情報をそのまま自動でマスタデータと照合し、入金済みの入居者データの消込みも行います。毎日、毎時間行っていた業務がきれいになくなるので、あとは未入金の方への対応だけでOKです。※照合には振込依頼人名義などを予め統一しておく必要があります。
ここまで自動化してしまえば、未入金の方への怒りを忘れることだってできちゃいますね。
⑤営業リストの作成
これは自分でも活用している自動化フローの一つで、テレアポ営業を行う際のリストを自動で作成します。
これまでは部内事務の方にお願いして、Web上の企業情報から企業名、電話番号、住所…など項目を一つづつコピー＆ペーストしてリストを作ってもらっていましたが、RPA PINOKIOが自動処理をすることによって大幅な時間短縮につながりました。時間にして60分かかっていたところが5分くらい。しかも夜間に処理をすることで、出社時には既にリストができあがっているのでテレアポ営業ができる時間も大幅にアップしました。
⑥資料作成
僕にも経験がありますが、同じような内容の営業報告を複数に行う業務です。同じ内容を部内会議用にエクセルで作り、経理提出用に別のエクセルで作り、全社管理用にSFAツールに入力する。そして上司からは「社内で縮こまってないで外に出て営業して来い！」と言われる始末。
別に好きで縮こまってるわけじゃないんですけどね。こんな釈然としないモヤモヤとした感情を持った経験のある方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。
⑦SNS更新
ある企業の代表の方ですが、マーケティング戦略の一環として毎日複数のSNSを更新しており、その登録が地味に面倒だとのことで自動化しました。
もちろんアップロード先と記事内容は事前にきちんとご用意頂く必要がありますが、アップロード作業については休憩時間中や会議などの離席中に自動処理させることができます。
⑧色々なSNSへの「いいね」を押す
取引先や関係企業などのSNSを自動で巡回してひたすら「いいね」を押していく自動化フローです。
僕はあんまりSNSとかに詳しくないのですが、こういったお話をお伺いしていると、SNSは昨今のマーケティング戦略の一環として重要な役割を担っていると再認識させられました。
⑨採用見送りメール送信
表に出してしまうことに心情的な抵抗がある自動化フローですが…たくさんの方の採用選考を行うにあたり、どうしても今回はお見送りとなる方はいらっしゃいますし、私も送られてきた経験はあります何度も。そして私のように経験のある方はお気づきかと思いますが、選考結果メールはほとんどの場合がテンプレです。
なので送り先の方の氏名とメールアドレスさえ一覧にしてあれば、自動でメール送信することは可能です。
⑩ごみ箱のゴミ作成
そして最後に…RPA営業のあるあるから一つ。ご検討中のお客様に実際のRPA操作画面をご覧頂く際にやるデモ操作「ごみ箱を空にする」、訪問先で「この前も他のRPA営業さんから見せてもらったよー」と言われることが多いこれですが、毎回行うので常にごみ箱の中が空になってしまいます。
毎回ごみ箱を空にするために「ごみを作る」という何とも不毛な作業が発生します。なのでこの「ごみを作る」を自動化しました。RPA PINOKIOに「ごみ箱を空にする」を実演させるためにまずは「ごみを作らせる」、ごみを作っている姿は見ていて滑稽で少し切なくなります…。
今回いくつかの事例を紹介しましたが、共通点のひとつとして「ルーティーンワーク」、いわゆる決まった内容を決まった方法、手順でこなしていく業務だということが挙げられると思います。⑩が入るかは微妙なのでここではなかったこととして除外します。
ルーティーンワークというと、創意工夫もいらない簡単で単調で定期的に発生する「雑務」というイメージを持たれる方もいらっしゃると思います。面倒だし誰でもできるから、誰でもできるならRPAに処理させればいいよねと。たしかにその通りなんです。でもこのルーティーンワーク、本当に誰でもできて重要ではないのでしょうか？
簡単で単調で定期的に発生する業務を人がこなすとケアレスミスが起こります。面倒なのでストレスもたまることでしょう。でも実は誰かがやらなければいけない「重要な業務」なんです。重要じゃないならそもそもやらなければいいわけですしね。簡単で単調で定期的に発生するけれど重要な業務、それがルーティーンワークだと思います。
そして生産性のある業務はルーティーンワークの上に成り立っていることが少なくありません。
土台となるその業務をRPAならば、PINOKIOならば「ミスなく正確」に「スピーディー」にこなすことができる、これが本懐なのではないかなと思います。ルーティーン業務は、業界業種問わずどの分野でも発生するものですが、RPAはこのようなシンプルな業務をこなすのに最適な存在です。
うちにはルーティーン業務なんてないよとお考えの皆さま、RPAは型にはまらず処理をすることが出来る画期的なツールです。PINOKIOが皆さまの手足となり、皆さまのパートナーとしてお役に立てるよう、わたくし営業 あべが親切丁寧全身全霊全力でご案内をいたします！！PINOKIO（「キノピオ」ではございません…。）と一緒にどんなお問合せでも24365（24時間365日）でお待ちしております！！
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