【RPA導入】現場の声をヒアリングする５つのポイント

綿密なコミュニケーションが肝！話し合いが円滑な導入を助けてくれる

RPAは業務の効率化をしてくれるツールです。
ただし、セキュリティソフトなどとは違い、導入した瞬間からすぐに効果を発揮してくれるものではありません。

導入したあとも、自動化する業務を洗い出したり、
RPAが稼働するためのフローを作成したり、やることはいくつもあります。

大前提として、RPAがしっかりと成果をあげるには、
実際にRPAが業務を代替する現場の声が不可欠です。

現場の声をしっかりとヒアリングして、
現場が求めている要望を反映できてこそRPAは真価を発揮できると言えます。

それでは、ヒアリングのためのポイントについて具体的に見ていきましょう。

【ポイント①】 普段から業務の相談に乗る

RPAで業務を効率化するためには、現場の業務を理解していることが必須です。
とはいえ、いきなり現場に業務の内容を聞いても、すべて理解することは正直なところ難しいですよね。

それに、業務を理解するだけではRPAを使いこなすには不十分です。

そこから更にどんな業務に適用できるのか、
何が支障になっているのかを洗い出さなければならないからです。

現場の業務への理解を深めたいのなら、普段から現場とコミュニケーションを取っておくことが一番効果的です。

RPAを導入するから話を聞くのではなく、
せっかくなら日頃から現場の相談に乗ってみてはいかがでしょうか。
RPAの導入以外にも、現場の助けになるヒントが聞けるかも。

ちなみに、相談に乗ると言っても、何もきっちりとした場でヒアリングする必要はありません。
もちろん、本当に導入する場合には、齟齬が出ないように正規の場でやりとりを行うべきです。

ですが、「業務改善のためのヒアリング」というと、現場の人も身構えてしまうかもしれませんよね。
身構えた相手から本音を聞き出すというのは中々骨が折れます。

そのため、まずは気軽に相談に乗るのが、後々話しやすい関係を作るのに繋がっていきます。
なんならランチやお酒の席など、お互いに気楽に話せる場で愚痴を聞くような形でもいいんです。
本音で伝えてくれる愚痴にこそ、業務改善のヒントが隠れていたりします。

もしも直接的な改善のポイントが見つけれらなかったとしても、
現場から「愚痴を聞いてくれる」「自分たちのことを考えてくれている」と思ってもらえれば儲けもの。

信頼を得ることができれば、「RPAはよくわからないけれど、貴方が言うなら」と
すんなり導入を受け入れてくれるようになるかも。

【ポイント②】 RPAは現場の味方と知ってもらう

IT部門では何度も耳にするRPAという言葉も、現場の人にとっては初めて耳にすることも多い単語です。
「業務を効率化できる」と言われても、現場からすれば自分の仕事を奪われるように感じたり、
お払い箱になってしまうのではと危機感を感じたりしてしまうかもしれません。

まずは、RPAの役割について説明して、導入することが現場の助けになることを理解してもらいましょう。
RPAは現場の味方。そのことを理解してもらうことが、導入の第一歩です。

RPAについて説明する時に気をつけなければいけないことが一つあります。

それは、RPAの機能ばかり説明するのは避けるということです。
なぜなら、現場の人にとって、実は機能そのものは二の次であることが多いからです。

現場の人はITの専門家ではありません。

聞き慣れない用語を並べられたとしても、ただただ現場の人の耳を通り過ぎてしまうでしょう。
技術的な説明は最低限に抑えて、どうしても必要なところはなるべく分かりやすい表現で伝えるのがいいですね。

その上で、現場の人たちに本当に伝えるべきことは次の２つです。

不安を払拭し、メリットを感じてもらえて初めて現場の人たちから理解を得ることができます。
それでは、なぜ仕事を奪われないのか、現場にはどんなメリットがあるのでしょうか。

RPAは仕事を奪わない。24時間働いてくれる、もう一人の社員

先ほども書いたように、「RPAで業務効率化」と聞くと
「自分の仕事が奪われてしまうのではないか」と思う人は一定数います。

ですが、RPAが導入されるようになった理由を考えてみると、
人間から仕事を奪うどころか、とても心強い味方になることがわかります。

RPAが導入されるようになった理由は、大きく分けて二つです。
一つは少子高齢化による労働人口の減少。
もう一つは働き方改革の推進。

労働人口が不足してどこも人手不足になり、
少ない人員で業務を回さなければならず長時間労働の温床に。
であれば、RPAを導入すれば、長時間労働から解放されるのは明らかですね。

つまり、RPAは仕事を奪うのではなく、仕事を「肩代わり」してくれるものと言えるのです。

長時間労働から解放されれば、早く帰れるようになるのは勿論、
余計な仕事が減って自分のすべき仕事に集中できるようになるなど、いいことづくめ。

RPAは現場の味方だと、自信を持って伝えましょう。

ここまでの前半では、現場とのコミュニケーションの重要性について書きました。
現場と密にコミュニケーションが取れているほど、RPAの導入はスムーズに行うことができます。

ここからの後半では、ヒアリングの時に確認する内容について触れていきます。
実際にヒアリングする時の流れは、次を意識してみてください。

この流れに沿って、残りのポイントについてご紹介していきますね。

【ポイント③】定型化に向いている業務なのか確認する

【ポイント④】業務を行う環境を確認する

業務内容が定型化に向いているか確認できたら、次は業務を行う環境を確認しましょう。
どんな環境で業務が行われているか確認することで自動化できるか判断することができます。

判断の基準となるポイントは次の通り。

どんなシステムを使っているのかは、使用するRPAとの相性がかなり関わってきます。
RPAも万能ではないので、システムを認識できなければ自動化そのものを行えません。

せっかくRPAを導入したのにシステムを認識できなければ宝の持ち腐れ。
自社で使っているシステムを確認してからRPAのツールを選定するのも立派な選択肢の一つですよ。

また、他部署との連携があるかも確認しておきましょう。

同じシステムを使っていても、組織が大きくなるほど、
部署によって細かい運用が異なることが多々あります。業務が属人化してしまっている状態ですね。

業務の自動化を見送らなければいけない場合もありますが、
これをチャンスと見て業務の方を全体で標準化する例もあります。

実際、国内の大手企業でも基幹系システムの刷新に伴い、
個々のアドオン機能をすべて白紙に戻してRPAで業務改革を行ったなんてことも。

自動化の判断は、業務改革のチャンスになるかもしれません。

【ポイント⑤】業務の頻度、時間帯や時期を聞き出す

業務が定型化に向いているようであれば、業務の頻度や時間帯も確認しましょう。
頻度や時間帯、時期を聞くことで、
どの業務から自動化を行っていくか優先順位を決めるのに役立ちます。

基本的には行われる頻度が多い業務ほど、
自動化した時の削減効果は大きくなる傾向があり、優先的に自動化する方がいいと言えますね。

ただし、近いうちに月末や年度末の締め処理を控えている場合などは、
そちらを先に自動化を考えるのもありです。

頻度は1ヶ月、あるいは1年に1回だとしも、そのタイミングで
全体的に業務負荷が高まるなら十分自動化するメリットがあるんです。

他にも、現在とある業務がボトルネックになっていて、
それが早めに完了すれば他の業務も早く進められるなどは、優先順位を決定する要素になります。

RPAを上手く活用するためにも、業務の頻度や時間帯は必ず聞くようにしましょう。