中小企業にRPAって難しい？扱いきれない原因と解決法

よくあるRPAを扱いきれない理由

RPAを扱うにあたってネックになるポイントは、実は大手企業でも中小企業でも共通しています。
それでは、どういったことが使いこなすハードルになるのでしょうか。
さっそく見ていきましょう。

【理由１】通常業務をこなしながらRPAに取りかかる時間がない

担当者に時間がないことが、導入してから使いこなすまでの一番のハードルになります。
RPAが世間で注目を集め始めてから数年が経ったと言っても、まだまだRPAを使いこなせる人は少数です。

まして、これから導入しようという企業で、RPAを使ったことのある方は残念ながらいませんよね。
RPAは業務を自動化するためのツール。
最初の自動化だけはどうしても人間がやらなければなりません。

そこで問題となるのが、通常業務をこなしながら業務の自動化を行わなければならないこと。
担当者が時間を丸々割けるならまだしも、大抵の企業では通常業務と並行して作業しなければなりません。

使い方も勉強しなければならないのに、RPAは操作を覚えたところがスタート地点、
まだまだ実践するためにはやるべきことが沢山あります。

通常業務も疎かにできず課題は山積み。担当者の心労が慮られます。

【理由２】どの業務を自動化すればよいのか分からない

せっかくRPAの使い方を覚えても、次のハードルがすぐに立ち塞がります。
扱いきれない理由の２つ目が、「どの業務を自動化すればよいのか分からない」こと。

操作方法を覚えることと、業務改善のために必要なタスクは全く別です。

どの業務なら自動化可能か。それはどれだけの頻度で行っているのか。効果が上がるのか。
対象の業務を選定していくだけでも、社内で全て行おうとすればそれなりの労力がかかってしまいます。

かといって闇雲に自動化を試してみても、思ったほど効率化に繋がらないのはよくある話です。
わざわざ予算を割いたのに、新たに人を増やした方が効果があったと思われたらもったいないですよね。

これらのことは、中小企業に限らずどの企業でも起こりうることです。
続いて、中小企業にありがちな問題を詳しく考えてみましょう。

中小企業に導入が進まない原因

最初のグラフのように、中小企業では、使いこなす前にそもそも導入が進んでいないというのが実態です。
RPAの導入を妨げる代表的な原因は次の通りです。

【原因１】担当できる人材がいない

「1人情シス」という言葉があります。
予算が削られたり、アナログな環境で十分だといった理由で社内のIT関連業務を1人で請け負っている状態ですね。

中小企業では「1人情シス」のようにIT部門が小さかったり、下手したら総務などの他部署と兼務していたりすることがあります。
このような状態で新たにRPAを導入するのははっきり言って難しいでしょう。

かといって、他に誰かできる人材はいるのでしょうか？

RPA自体はプログラミングのいらないツールとよく言われます。
PINOKIOのように直感的に操作できる物もあるものの、実は「プログラミングがいらない」というのは厳密には違います。
より正確に言えば、「コーディングがいらない」ツール。それがRPAです。

長々とコードを書く必要はなくても、変数やデータ定義など最低限の専門的な知識は必要となります。
Excelでマクロを組める人が理解しやすいと言われるのも、このことが理由ですね。
適用できる範囲が違うだけで、基本的な考え方はとても似通っているのです。

よって、「情シス以外でできる人がいるか？」という問いには
「可能性はあるけれど、誰でもできるわけではない」という答えになります。

なんとかして情シスの業務に余裕を持たせるか、代わりの人材を見つけるのか、それとも社外に依頼するのか。
簡単には答えの出ない、頭の痛い話かもしれませんね。

【原因２】RPAツール自体が難解で分かりにくい

原因１と関連して、RPAツール自体がそもそも分かりづらいことがあります。
特に機能が豊富であるほど、操作感は複雑になっていきます。

そもそもRPAが最低限の知識を前提としているため、
技術者が触ることを想定して開発されている製品が多いことも分かりづらさに拍車をかけています。

最近では国内製品も多数出てきましたが、国外製品では尚更分かりづらいケースが多いです。
最悪の場合、有料でサポートを活用しないと全く理解できない可能性も。

そうならないためにも、なるべく分かりやすくてサポートの充実した製品を選ぶ必要があります。
とは言え、操作が分からない人にとってはどのツールが良いのか選ぶことからしてハードルが高いですよね。

よく分からないまま選ぶわけにもいかず、選んだら選んだでなかなか活用することができない。
中小企業の抱える人材難が足を引っ張ってしまう形です。

【原因３】費用対効果が薄いと感じてしまう

RPAによる業務自動化で恩恵を得やすいのは、主に「作業自体は単純だけど数が膨大な業務」です。
社内メールで例えてみます。

1000人社員がいる企業で、業務連絡をそれぞれにメールで送るのはとても手間ですよね。
1回1回内容をコピペしても下手したら丸一日かかってしまいます。

ところが、メーリングリストを活用すれば、たった1回全社員向けに送るだけ、5分もあれば終わらせられます。
同じことを従業員が50人の企業でやったとしましょう。

最終的にメールを送るのにかかる時間は同じ5分でも、
削減できた業務の総時間は1000人の企業の方が圧倒的に大きいですよね。

RPAツールでも同じことが言えます。

大企業と中小企業で同じ業務を自動化しても、規模の関係で費用対効果が薄まってしまうのです。
もちろん効果自体はちゃんとあるので、自動化するのは決して無意味ではありません。
ただ、費用対効果を上げるために、より上手にRPAツールを活用する必要があるのです。

これらの原因にみられることは、大手企業に比べて中小企業では人材や時間の余裕がないということです。
大手企業では元からRPAに必要な知識を有している人がいたり、
いない場合でも費用対効果を鑑みて担当者を外注をしたりする余裕があります。

そうなると、中小企業でRPAの導入が進まないのはなんだか納得できてしまいますよね。
それでは、導入するために打つ手はないのでしょうか。
最後に「扱いきれない」を解決する方法を考えていきます。

「扱いきれない」の解決方法

RPA技術者を外注する

まず、「人材が確保できない」という場合には技術者を外注することで解決することができます。
RPAの需要が高まり、今ではシナリオの作成を外注することもできるように。
保守運用のためにRPA技術者を派遣してもらうことも可能です。

コンサルやサポート窓口を活用する

次に「RPAツール自体が難解で分かりにくい」というRPAの扱いに不安がある場合。
こんな時には、購入時にサポートをお願いしたり、業務改善コンサルタントに相談したりすると良いでしょう。
扱い方に慣れていなくても、プロが介入してくれるので自動化の進めやすさが格段に変わってきます。

ただ、ここで問題になるのは「コスト面」です。

技術者の派遣は莫大なコストがかかってしまいます。
シナリオの作成を外注する場合も、RPAの効果が実感できるような複雑な業務だと、やはりコストがネックに。

サポートをお願いするにしてもRPAのツール代とは別料金がかかることもしばしば。
コンサルタントに相談するにしても同じく費用がかかります。
確かに問題点を簡単に解決することはできますが、この解決方法を行うには潤沢な資金がないと難しいです。

「費用対効果が薄いと感じてしまう」という問題にもつながりますが、
RPAを活用・運用するには、コストがかかります。
これもRPAが中小企業で浸透できていない理由の一つです。

コストを抑えて上手にRPAを活用したい。
そんな願いを叶えるなら、RPAは「中小企業向け」のものを選んでみましょう！

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