【働き方改革】残業時間が月45時間以上の時本人へ自動通知する方法

4月といえば、人々の生活が変わる時期。

特に今年は、日本の法律や制度も大きく変更となる部分があります。
中でも社会人の私たちにとって気になるのは、「働き方改革」として話題となった
「労働基準法」についての変更です。


①時間外労働の上限規制が中小企業にも適用される
 - 原則月45時間・年360時間

②パートタイム労働法・労働契約法・労働者派遣法改正
  (1) 非正規雇用者の待遇に対して雇い入れ時、及び要望があった場合事業主(会社)は
   正社員との合理的な待遇の違いを説明する義務があります。
  (2) 非正規雇用者に関する均等・均衡待遇ルールの整備を行う必要があります。

  (3) 労働行政による裁判外紛争(ADR)解決手続きの整備をすること。



引用:令和2年「4月から変わる制度」こんなにあります! 生活に影響ある「民法」120年振りの大改正

どちらも、働く人々にとって重要であり、今後の働き方を考えていく上での大きな一歩となるように感じています。

今回は、この2点の中から、①の時間外労働の上限規制に着目していきたいと思います。

時間外労働の上限規制とは

長時間労働が原因で命を絶った方のニュースが大きく報道され、世間に衝撃を与えた時期から数年。
この「長時間労働の是正」し、働く人々の健康やライフワークバランスを改善するために、
国が設けた残業時間の上限です。

厚生労働省では、以下のように定義され、ここ数年で様々な企業がこの規制に対応すべく、社内ルールを改定してきました。


残業時間の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、
臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。
施行 大企業:2019年4月~/中小企業:2020年4月~

引用:厚生労働省HP



規制自体は、昨年から大手企業が対象とされていましたが、今年からは中小企業も対象となるため、入念な準備を進めてきた会社も多いでしょう。
ここで問題となるのが、規制によって増えた業務を誰が請け負うのかです。
各個人の勤怠を確認し、残業時間を計算し、上限を超えていないかどうか管理するというのは、社員の人数が増えれば増えるほど膨大な作業になっていきます。
さらに、上限を超えそう、または超えた人を把握し、規制を守るために何かしらの策を講じなければならないとなると、普段の勤怠管理に+αの作業が発生することになります。

上限規制ができたことで、新たな仕事が増え、余計長時間労働に…なんて問題を浮かべる方もいるでしょう。

そこで、今回は人間に代わって働いてくれるロボット「RPA」を用いてこの+αの部分を自動化してみたいと思います。
今まで行っている勤務情報の管理機能をもとに、「残業時間の上限を超えた人を把握し、本人に連絡を行う」という業務を、RPAツールPINOKIOが自動で行ってくれるように設定していきます。

勤怠管理のツールとしては、弊社が普段使用している勤怠システム「attenly」を使用します。

残業時間が月45時間以上の時本人へ自動通知する方法の流れ

今回は以下のような流れで自動化を行っていきます。


①勤怠システム「attenly」にアクセス
②MFA認証を突破し、attenlyにログイン
③メニュー「提出物管理」から社員の勤怠情報一覧を取得する
④取得した勤怠情報の残業時間を一定時間と比較する
⑤一定時間を超えていた場合はその社員情報からメールアドレスを取得
⑥フォローのメールを送信する



②のMFA認証については、今回は個人のスマートフォンへSMSとして送信するため、
こちらのみ手動で入力します。

※MFA認証とは…
MFAとは、Multi-Factor Authenticationの略称で、多要素認証のこと
アクセスを行うのに、複数の要素(パスワードや暗証番号)を必要とする認証方法である

この流れを、RPAツール「PINOKIO」で作成すると、以下のようなフロー(流れ)となります。


実際に動かしてみると、以下のようになります。

実際のフローのポイント

今回のフローのポイントは

①万がいち人の手がどうしても必要な場合でも、必要に応じてPINOKIOを待機させることができる
②残業時間を取得し、自動でその次のアクションを行うかどうか判断できる
③メールの送信が可能で、メール文などもカスタマイズができる

という3点です。

まず、①「万がいち人の手がどうしても必要な場合でも、必要に応じてPINOKIOを待機させることができる」についてです。
PINOKIOでは、PINOKIO動作中に一定時間動作を止めたいという際に使用できる、
「指定の画像が画面に現れるまで待機する」という待機方法があります。
これは、指定した画像が画面上に表示するまで、その後のフローを実行しないことで、PCのスペックによる動作遅延や、
他のアプリケーションを使用する際の動作遅延などを考慮してPINOKIOを動かすのにとても便利な機能です。

※こちらに関しては、AI判断待ちを行っているこちらの記事をご覧ください。
【RPA x AI】画像振り分け作業をAIとRPAでやってみた

また、セキュリティ上どうしてもPINOKIOがアクセスできない場所に認証コードなどが表示される場合に、
その作業を人間が行うのを待つという動作にも使用できるため、汎用性が高い機能となっております。
もちろん、認証方法によってはすべて自動化を行うことも可能なため、
お客様のニーズに合わせて全自動化、半自動化を調整することも可能です


次に、②「残業時間を取得し、自動でその次のアクションを行うかどうか判断できる」についてです。
これは何度もブログで紹介している通り、決められたルールに従って、YESかNOかを判断し、次の処理を分岐させるという機能です。
今回の場合では、残業時間(残業時間)が一定時間を
超えている場合(YES)はアドレスを取得し、メールを送信する
超えていない場合(NO)は何もしない
という風に分岐されています。

3つ目は、今回ブログとして紹介するのが初登場である③「メールの送信が可能で、メール文などもカスタマイズができる」についてです。
PINOKIOには必要に応じてメールを送信できる機能があります。
複数の「メールテンプレート」を作成することができ、メールの文中に設定する文字も自動的に変わるよう
設定することができるため、一度作成してしまえば、何度でも使いまわすことが可能です。
さらに、メール送信機能の派生的な使い方として、ある一定の条件の人にメールを送る、
「メルマガ」としての役割を代行してもらうことも可能です。
メルマガ配信はメーリングリストの登録を行っていれば普通のメールソフトでも行うことが可能ですが、
PINOKIOにメルマガを配信してもらう場合は、「ブログを更新した」「お客さんが指定のものを購入した」など、
条件に合わせてメールを送信するということ自体を自動で行うこともできます。


以上が、このフローで使用しているPINOKIOの機能のポイントです。

まとめ

残業時間を一定時間以下に管理するために、残業が増えては元も子もない…

そんな問題を前提に今回は「残業時間の上限を超えた人を把握し、本人に連絡を行う」というフローを作成してみました。
「働き方改革」という言葉が使われるようになってから、日本の労働環境は少しずつ改善されて行っていると思います。
しかし、単に残業時間を短くするだけでは、業務時間が足りなくなるだけで、長時間労働の問題は解決できません。

業務自体の見直しを行い、不要な業務を削減し、
RPAなどのツールをうまく使って、人の手がかかる業務を自動化させていくこと
が、今後の働き方には必要となりそうです。

勤怠管理システム「attenly」とは…

勤怠・交通費・関連ファイルが一括で管理できる勤怠管理システムです。
attenlyでは、複数の勤怠方針を登録することができ、勤務先が固定出ない場合でも対応可能です。
また、e-GOV(イーガブ)/電子申請システムやタレントマネジメントシステム、カオナビへの連携が可能で、
attenly(アテンリー)ひとつで様々な事務作業を完了させることができます。
これらの連携済みシステム以外にも、使用中のシステムを連携し、カスタマイズすることも可能なシステムです。

ちなみに、今回attenlyには「残業時間の上限を超えた人を把握し、連絡を行う」という機能がついていないことを想定してPINOKIOを使って自動化しましたが、
「残業時間が月45時間を超える場合に、自動でアラートを出す」という機能は、attenly自体に実装されるようです。
4月中にリリース予定とのことなので、attenlyが気になった方は、以下を是非チェックしてみてください!
attenly

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”PINOKIO(ピノキオ)”は、使いやすさとサポートの面で
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RPA斜斬り!名刀だけでは斬れないこともある話

こんにちは。RPAを販売する会社で営業担当をしています、あべです。
営業日記では、日常の営業活動で感じたことを思いのままに書いていきます。

先日RPA検討中の企業様に訪問した際に担当の方がこんなことをおっしゃってました。
それは大手RPA代理店の営業さんから話を聞いていた時のこと、その担当の方はあまり情報技術に詳しい訳ではなかったので
「RPAを使いこなせるかどうか不安なんですけど、大丈夫でしょうか?」と聞いたみたいなんです。
するとその営業さんは「RPAは非常に簡単なツールですが、それでも使いこなせるかどうかはお客様次第です」と答えたらしいんですよね。

同じ営業としてそんな突き放し方ってどうなのかな?…と思う反面、現状のRPAって極論を言ってしまうとその通りなのかもしれないな、と僕は思うんです。

確かにRPAはこれまでのような技術者ありきのシステム開発と違って誰にでも簡単に使えて業種職種問わず、低コストで業務を自動化してくれる夢のような技術なんです。
でも実際のところ本当に「誰でも簡単に」RPAが運用できるのか?って言われると簡単に「はい、そうです」とは言えないんですよね。

これはつまりRPA開発元や代理店などが考える「誰でも簡単」とユーザーが考える「誰でも簡単」の基準に差があるってことなんじゃないかなと、情報システムに明るくない僕は常日頃思ってます。
今回はこの辺りの齟齬について呟いていこうと思います。

ちょっと踏み込んだ話になっておりますので、そもそもRPAを詳しく知らないよ!という方は下記の記事や

【基本】RPA導入を考えている人へ【まとめ】

シナリオってなんだろう?という方は下記の記事などをみていただいた方が良いかもしれません。

実践!RPAを活用するためのシナリオ作成の極意3つ

世界最高峰の名刀を持てば最強説は通用しない

例えば世界最高峰の名刀があったとします。ゲームや漫画でよく聞くような「正宗」とか「虎徹」とか「斬鉄剣」とか…
どんなに硬い岩にも打ち勝てる名刀です。
この刀を持てば誰でも最強の武士になれる…と思いませんか?

けれどそんなうまいこといくでしょうか。
確かに平々凡々な武士でもそんな刀を持てば最強になれるかもしれません。もちろん硬い岩も切れることでしょう。
でもそもそも刀の振り方も知らない、手入れの仕方も知らないそんな平民がこの刀を持って最強になれるでしょうか?

もうお分かりですね?
そんなわけがないんです!

世界最高峰の名刀があってもそれを振るう基礎がなければ、刀はただの無用の長物にすぎません。
要するにこう言うことです。

世界最高峰の名刀+武士=最強



 世界最高峰の名刀+平民≠最強



世界最高峰の名刀を持てば、誰でも最強説は通用しないんです。

RPAの話に戻すと、確かになんでも自動化できる夢のようなツールではありますが、誰でも簡単に使いこなせるわけではないんです。
(こんなこと言ったら、RPA業界から怒鳴り込みされないか不安で夜も眠れません…)

お客様の誰しもが期待している、そしてこれを読んでいるあなたも期待しているであろう「誰でも簡単」って
100人が100人どんな人でも使いこなせるってこと
ですよね。

「誰でも簡単」に隠された秘密

じゃあRPAツールが言ってる「誰でも簡単」ってなんだ!ってことなんですが
もちろんどのツールも先ほどの100人が100人どんな人でも使いこなせるっていうのを目指してるんです。
でも正直、現状そんな最強のRPAは存在しない(はず)です。

僕が思うに「誰でも簡単」にはこんな意味が隠れています。


「(RPAの操作方法は)誰でも簡単」
「(自動記録ツールでできる範囲のことなら)誰でも簡単」
「(多少の情報システムへの知識があれば)誰でも簡単」



RPAの操作方法はというのはあくまでフローを作る上での操作性の話ですよね。
あとよくあるのが自動記録ツール。これは自分が行った操作をRPAが自動で記録してくれて、あっという間にその操作手順を自動化できるという優れもの。
確かにこれが一番簡単ではありますが、自動記録で実際の業務に対応できる部分というのは、限られていたりします。

中でも「多少の情報システムへの知識があれば」っていうのは大きいんじゃないでしょうか。
RPA開発元からすると、RPAで業務を自動化するなんて開発するのに比べたら朝飯前ですし
実際にRPAを知らなくても、普段エンジニアとして働いている人が
初めてRPAをみたときの感想が「こんなのおもちゃじゃん」って言っていた、という話も聞いたことがあります。

RPA開発元…つまり先ほどの刀でいうと世界最高峰の名刀を作り出した「鍛冶屋」ですから自分の作った刀をよく知っているわけで、扱い方はよーく知ってるに決まってます。
それに対して、情報システムの知識があると言うことは、基礎がある。つまり「武士」ってわけです。



前提条件を上手いこと隠しているから、平民との考え方に溝が生まれてしまう。
当然のことですよね。

「誰でも簡単」じゃないRPA導入の解決策

でももちろん僕はRPAを販売する営業なので、この溝を埋めるべく
僕の考えた解決策をご紹介させてください。

解決策① 武士を育成する


そうです!平民に刀の基礎を学ばせればいいんです。
つまり情報システムの知識を学ぼうってことですね。

え?そんなの自力では大変?いつまでかかるかわからない?なるほど。

解決策② 達人を雇う


それじゃあ刀の達人を雇いましょう。刀を達人に預けて斬って斬って斬ってもらいましょう。
自動化フローを外注すれば、なんの知識がなくても夢の自動化生活です。
最近ではフロー作成に特化した企業なんかもあるみたいですし。

コストがかかる?しかもとんでもない費用??なるほど、なるほど。

解決策③ 諦める


そんなことを言うなら平民でも使いこなせるものすごい刀が生み出されるのを待ったり、
普段耕作で使っているから平民でも扱える鍬の最強版でも手に入れましょう。
待ちに待ち続ければ本当に100人が100人誰でも使えるRPAが開発されるかもしれませんし
BPOなどRPAに頼らない効率化を図ることだってできるんじゃないでしょうか。

そんなのいつになるかわからないし、結局何もしてない?
結局コストがかかるし、そもそもBPO向きの業務じゃない??

考えるだけ考えましたが、こんな解決策は全てハードルが高いし
費用対効果という観点で見合わないことが多いと思います。

そこで解決策をもう一つ。

解決策④ PINOIOを利用する


先ほどの

解決策①効果的に刀の知識をつける稽古をしてあげる。
解決策②刀の達人が代わりに斬ってあげる。

当社のRPAツールPINOKIOならこれらをサポートとして対応しております。

でも結局別でコストがかかるって思うんじゃないでしょうか?
そうなんです。ほとんどのRPAはサポートといったら有料です。
結局コストが嵩むんで導入半ばでドロップアウトなんて話はよくよく聞きます。
しかしPINOKIOは違うんです。サポートが全て無料なんです。

PINOKIOが本気で凄い

最後にこんなオチになってしまって申し訳ないんですけど
本当に弊社のRPA「PINOKIO」はすごいんです。

お客さんによく言われるんですよね
「こんなになんでもしてくれて、大丈夫なんですか?」って。

何が凄いかって弊社は


・なんでも斬れる刀の鍛冶屋がいる(RPAを自社開発しています)
・刀の達人がいる(フローを作るプロがいます)
ので、刀に関してのプロがいる最高な環境なわけです。

そして、さらに!



・鍛冶屋による稽古ができる(RPAの基礎知識やツールの扱い方をお教えします)
・達人による稽古ができる(リモートや訪問で丁寧にフローの作り方をお教えします)

でも、最大のポイントは「全部無料」ってところなんです。

先ほどのデメリットばっかりだった「解決策① 武士を育成する」「解決策② 達人を雇う」が無料でできるわけです。
こちらで簡単なフローを作成したり、情報システムに疎い方に最速で知識を補填できるようにする体制が整ってるんです。

営業の僕がいうと嘘っぽくなってしまうんですけど
あまりにも手厚すぎるサポートで僕が夢に出てきたっていうお客様もいるくらいです笑
自分で言うのもあれですけど「PINOKIO」、マジで、本気で凄いんです
資料請求も無料1ヶ月お試しもできますので
お気軽にお問い合わせください。

あなたにお会いできるのを楽しみにしています!

改めてお伝えしておきますが、営業日記では
日常の営業活動で感じたことを思いのままに書いています。
完全に独断と偏見なのであしからずご容赦ください。。。

サポートはお任せください!

RPAに興味があるけど
「情報システムに明るくない…」
「会社内に担当できそうな人がいない…」
「使いこなせていけるか不安…」
そんなお声をよくお伺いします。

PINOKIOは手厚いサポートを行ってますので
お客様からご好評いただいてます。

お試し版のダウンロードや
資料請求、お問い合わせができますので
お気軽にご相談ください!

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【RPA】自動化業務を選ぶコツ

もうRPAというワードが、世の中に浸透しつつありますね。
人材、金融、不動産、運送、食品などあらゆる業種で活用されていて
具体的な成果を目にする機会も多くなったように感じます。

RPA業界が日の目を浴びると同時に、色々な課題も浮上していて
活用しきれていない企業があるのも現状です。
その中でも、自社で自動化できる業務がわからない
というケースもよく見受けられます。

自社で自動化できる業務がわからないまま、
RPA製品担当者とのミーティングを行うが
製品担当者も自動化する業務の判別が付かないので
具体的にまとまらず進展しづらい・・

これは、導入企業、製品担当者、双方でよく聞く悩みで
導入前に頓挫してしまう場合も多い為、勿体ない課題です。

この記事では、自動化できる業務を選ぶコツ について解説をしていきます。
まずは上記の課題ができてしまう原因を見ていきましょう。

自動化できる業務がわからない原因

RPAの対象業務を理解していない
(=業務に対して自動化の可否を判別できていない)

よくあるケースが本項です。
まず、導入企業側がRPAでできる業務の内容を把握しきれていないケースが多いです。
RPA=ロボットという認識が、一般的に浸透されつつあり
どんな業務でも自動化できてしまう というイメージを抱いてしまう方も少なくありません。

RPAは基本的に、手順・ルールが決まっている定型業務に対して効果を発揮するツールです。
ですので、全ての業務に対して自動化できるイメージだと
RPA導入時の業務ヒアリングの際、担当営業とのミスコミュニケーションや
具体的な進展がないまま、頓挫してしまう可能性が高いです。

自動化できる業務の優先順位付けが行われていない。

また自社で自動化できる業務が、ある程度判別できている場合でも
どの業務を自動化するのが、最も効果が高いのか?
その業務を自動化するにあたって、自動化フローの開発時間は、どれくらい必要なのか?
上記が明確になっていないと、RPA導入をしても適切な効果を得られない可能性があります。

例えば、自動化すると効果は期待できるが、かなりの開発時間を要してしまうような場合、
自動化の効果を得られるまでに多くの時間と項数を割かなければなりません。
通常業務を行いながら開発するとなると大きな負荷がかかってしまい、
余計に忙しくなってしまったという感覚に陥るかもしれません。そうなってしまっては本末転倒です

自動化できる業務の判別を行うには①

では、どうやって自動化できる業務の判別を行なっていけば良いのでしょうか?
判別を行う為には、まずRPAが自動化できる業務を正確に理解していく必要なあります。

最初に、大枠での判別基準から解説します。
ここの判別は大きく二つで
その業務がルール化ができるか・できないか? です。

ルール化ができる というのは、
その業務のマニュアル作成が行える
そのマニュアルを元に誰にでも業務が行える
ような定型業務を指します。

逆に、業務の度に 人の判断が必要になる 業務は
RPAには向いていません。

例えば、ある部署への予算調整を行う場合
その部署の今までの成果や今後の展望など
過去のデータ照合や将来性を元にして
総合的な 判断 が必要になる為、RPAには向いていないのです。

自動化できる業務の判別を行うには②

次にRPAで自動化できる業務の内容を少し掘り下げていきます。
・業務のルール化ができる具体的な業務
・自動化できる業務の選定基準
上記の2項目を把握する事で、より明確な判別が行えるようになります。
それでは、見ていきましょう。

まず、業務のルール化ができる具体的な業務について
大きく以下のように分けられます。

手順・ルールが決まっている定型業務
データ入力・コピーペースト作業 など

データの収集や分析
ITシステムの管理・データの読み込み など

システムの監視・メンテナンス
ITシステムメンテナンス・システム不具合対応 など

カスタマーサポート
電話の自動対応・メールの自動返信 など

自動化できる業務の判別を行うには③

次に、自動化できる業務の選定基準について

業務のルール化ができて、
上記の具体的な業務に当てはまっている内容であれば
業務自動化の実現性は高いです。

加えて、下記の内容も把握しておけると
導入予定のRPAでどこまで自動化ができるのか
更に明確にできます。

画像・紙データを使用するか?
RPAの基本構造のみでは、画像・紙データ(非構造化データ)に対応するのが難しい可能性があります。OCR(光学文字認識)と呼ばれる機能を搭載しているRPAの場合は、画像・紙データ使用が可能です。RPA製品の選別の際に、基準になります。

業務で操作するシステム・アプリケーションは、RPAで認識可能か?
認識が難しい場合は、自動化が難しい可能性があります。

機密情報を扱う業務か?
機密情報を扱う業務の場合、情報漏洩のリスクも想定した運用検討が必要になります。

人による承認が必要な業務か?
都度、承認が必要な場合だと、自動化が難しい可能性があります。

操作対象のシステムの改変・更新予定はあるか?
改変・更新予定があるシステムにRPAを導入する場合、改変・更新後に正常に動作しなくなる可能性があります。改変・更新時期とRPA導入の時期の確認、擦り合わせが大切になってきます。

業務の選定基準についての解説は以上です。

自動化できる業務の判別を行うには④

最後に、自動化したい業務の優先順位付けです。
自動化した業務が複数ある場合に役立つ情報になってきます。

優先順位付けを行う為には、
まずRPA導入を行う目的を明確にしておく必要があります。

例えば
自動化による繁忙期の負荷軽減 が、導入の大きな目的である場合
繁忙時期が近い時期であれば、他の候補業務よりも、優先順位が高くなるかと思います。
基本的には、自動化による作業時間の削減 が共通の目的になってきますので

1.対象業務名
2.導入予定部署
3.実施する時期(通常期なのか繁忙期なのか)
4.削減時間(自動化したら、何時間くらい削減できそうか)
5.誰でも等しい量でこなせる業務か

上記を目安で整理しておけると、明確な優先順位を付けやすいので推奨します。
5については、10段階評価などで数字をつけるとわかりやすいかもしれません。

3、4、5、の3つの項目の総合的な数値の高い項目が
優先順位の高い項目となリます。

ここまでの内容を一通り行い、
自動化したい業務の優先順位が資料として可視化できると

・自動化する為のRPAの開発にどれくらい時間がかかるか?
・開発時間も加味した業務自動化の優先順位

といった、自動化の具体的な内容について
RPA製品担当者と相談しながら進めていけるので
進展が非常に早くなる可能性が高いです。

おさらい

それでは自動化できる業務の判別を、振り返ってみましょう。

【1】
まず、その業務が
ルール化ができるか・できないか?
を判別する。

【2】
ルール化できる業務の目安は
その業務のマニュアル作成が行える
そのマニュアルを元に誰にでも業務が行える
ような定型業務を指します。

【3】
その目安を元に、
業務のルール化ができる具体的な業務
自動化できる業務の選定基準
のポイント抑えて、対象業務の懸念点・相談事項などを洗い出す。

【4】
最後に、自動化したい業務の優先順位付けを行って
どの業務から優先的に自動化していくか を明確にする。

少し手順が多く大変な部分もあルカもしれませんが
自動化したい業務の優先順位が資料として可視化できる と
自社とRPA製品担当者、双方にとって明確な目印になるので
結果として、効率的な業務自動化の可能性が高まります。

まずは自社の業務選定の目安にしてみてください。
それでは!

自動化したい業務でお悩みなら

弊社のRPAツール“PINOKIO(ピノキオ)”は
サポートに注力したサービスが特長です。
自動化したい業務についてのご相談は、
導入前から行なっていますので、
お悩み等がありましたら、お気軽にご相談ください。

ご相談・お問い合わせ

【RPA x AI】画像振り分け作業をAIとRPAでやってみた

突然ですが、みなさんは「RPA」「AI」の違いがわかりますか?
この記事を読んでいただいているみなさんであれば
どちらかに興味がある人であることは間違いないでしょう。
しかし、興味はあれど、意外と「RPA」と「AI」を混同している人が多いようです。

よく説明されるたとえでいえば、

AI  =脳
RPA  =手

と表現されます。

これは、それぞれの特徴が
AI=人間が行うような「判断」が可能
RPA=人間が行うような単純な「動作」が可能
であるということからたとえられています。

この「判断」や「動作」はAIやRPA単体(実際の体を持たない状態)であれば、
基本的にパソコンやスマートフォンの画面の中の話になります。

「RPA」と「AI」の違いが詳しく知りたい方は、
以下の記事で詳しく説明していますので、ぜひご覧いただければと思います。
なぜRPAとAIが比較されるのか

AIとRPAを使って、自動で画像の振り分けを行う

さて、今回の本題に入っていきましょう。

AI  =脳
RPA  =手

ということは、「RPA」と「AI」を組み合わせると人間が行うような判断を行い、
その判断に則した「動作」が可能になるということ
です。
そこで、「RPA」と「AI」を組み合わせて、できる簡単な身近な例を紹介します。

今回の例では、犬と猫の写真の振り分けを行います。

AI部分に関しては、AIが画像判断を行うサイトである、
IBMさんのWatson Visual Recognition Demoをお借りしました。

RPAの部分は、いつも通りRPAツール「PINOKIO」を使用していきます。

流れとしては、以下を繰り返すこととなります。



①RPAが犬・猫・その他の画像をアップロード
①Watson Visual Recognition Demoにて、アップロードされた画像を分析・関連ワード列挙
②AI画像判定の結果をもとに、RPAが犬・猫・その他を判断
③RPAが結果をエクセルに入力




それぞれ

AI  =画像の情報から何に近いかを「判断」して列挙 を担当
RPA = AIが列挙した内容を抽出して入力を行う「動作」 を担当

となります。

今回はAIが画像の情報として挙げたワードの情報から、
振り分け条件に一致するものを抽出するという作業もRPAが担当しますが、
RPAはこうした条件が決まっているものの振り分けも行うことができます。

使用する画像はフリー素材を使用し、
暗闇の中の黒猫や犬と骨格が酷似しているキツネなど、少し意地悪な画像も使用します。
どのような結果が得られるでしょうか?

実際のフロー

実際のフローを見ていきましょう。

今回の犬・猫・その他の判断はAIの解析結果の中に
dogが含まれていれば「犬」
catが含まれていれば「猫」
どちらも含まれていなければ「その他」
とします。

こちらを実際に動かすと以下のような動作となります。

フローの実行結果

結果はどのようになったでしょうか?


AIの解析結果も動画上で確認ができますが、意地悪をして使用した画像も
かなり高い精度で判断されていることがわかりました


白や黒に溶け込むような犬猫の写真や、
立ち上がった姿などの写真、犬に骨格が類似しているキツネの写真などが
的確に抽出されていました。

RPA側の処理では、スムーズに使用ツールの切り替えを行い、
分析結果をもとに的確に画像の振り分けが出来ていました。

動画を見ていると、簡単で単純な作業に見えますが、
もしも人間が同じ動作を行ったとすると、ツールの切り替えにもたついたり、
結果ファイル作成の際にはコピー&ペーストが一度に一つずつしかできない関係で、
何度もブラウザとエクセルを行ったり来たりしなければならず、相当煩わしい作業になります。

さらに、AIの分析結果を目視で確認し、
自分の頭で判断して結果を入力するため、考えながら作業をすることになります


人間であれば、分析ツールを使用しなくても、
写真を目で見てすぐに回答を導き出せますが、この判断を大量にこなすことは難しいですよね。
対して、RPAは「疲れる」ということがないため、このような単純な作業を効率よく、大量にこなすことができます。
これがRPAの最大の利点といってもよいでしょう。

RPAの動作としては、思ったより早くないと感じる人もいるかもしれませんが、
これは画面上の動作待ち(ブラウザの開閉や解析結果の表示待ち)によるもので、
RPAが直接行う動作である、ブラウザにアクセスしたり、
ファイルを選択したり、Excelに転記したりする処理にはほとんど時間がかかっていません

RPAが担当する「動作」には、ネットワークのスピードや使用するアプリケーションの反応速度も関わってくるため、
ブラウザ上で行う処理では見た目にスピード感が伝わらないときもあります。

ですが、逆に難しい操作なしで、
扱うツールやブラウザの処理時間までも考慮して作業を自動で行ってくれるというのは
スピード感以上の大きな利点ではないでしょうか?

まとめ



・動作の正確性
・面倒な操作の時間短縮 ※この場合は画像アップロード時の操作や結果のExcel転記
・作業の手間自体を省くことが可能
・効率よく、大量に処理できる




という点を踏まえると、かなり人間の役に立ってくれるということは必至です。
今回はAIとRPAをコラボレーションさせて犬と猫を振り分けるという動作のフローで説明しましたが、
仕事に置き換えて、
もし、これがもっと事務的で単純な転記作業だとしたら…
もし、これがもっと莫大な量を扱う作業だとしたら…
十分にRPA持ち味を生かして、人間の仕事を楽にすることができます

あなたの仕事の中で、RPAにお任せできる仕事はありませんか?
もし、その仕事をRPAに行ってもらうことができたなら、
あなたの大切な時間をもっと集中したい仕事や私生活に使うことができるようになります。

これからは、単純作業はどんどんRPAロボットに代わってもらう時代になっていきます。
ロボットを仕事仲間にして、もっと楽しく仕事をしましょう!!

自分の仕事は自動化できる?

今回の記事でRPAに興味を持っていただいた場合
RPAのことをもっと詳しく・具体的に学べる
セミナーも開催しております。


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つまりどういう仕事ができる?
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RPA営業担当が厳選!「RPA導入あるある」10選

近頃「RPA」という言葉は、巷に溢れるようになりました。
そんなRPAツールを実際に販売する私たちがお話を伺う中から厳選した珠玉の「導入時におけるRPAあるある」をRPA「PINOKIO」と営業担当あべがご紹介していきます!

その①【RPAという実体のあるロボットだと思っている】







RPAはよく『ロボットによる自動化』って説明されることが多いから、勘違いしてしまう人が多いんだよね。











RPAのRは『Robotic』からきてるから、紛らわしいよね。実際僕も初めは実体があるものだと思ってたもん。











RPAは実体のあるロボットじゃなくて、パソコンにインストールして業務を自動化するツールのことだよ!業務を覚えさせたらあとは実行ボタンを押すだけで自動化できちゃうんだ。











そりゃそうだよね。実体のあるロボットを10万円で作ってたら倒産しちゃうか!笑




その②【とりあえず流行りのRPAとやらの波に乗ってみた】







導入を検討しているお客さんのところに行くと、こういう人結構多いんだよね。











今やRPAツールは大小様々日本で100個以上あると言われているんだ。1年半前くらいに僕が生まれた時には30個ほどだったんだけど、すごいよね…!











今も増え続けてるし、もはや波というより津波だね〜




その③【RPAとやらがどんなものか分かったら満足】







さっきの津波にのまれてしまった人の結末に多いのがコレ。情報収集をして満足しちゃう感じかな。











これは本当に多いね。RPAの中にも色んな特徴があるから、自社に合うRPAがあるはずなのに出会えないのはもったいない!あと一歩なのに!




その④【魔法のツールだと思っている】







コレは本当にあるある!ちょーっと導入したらパッと業務が自動化できてどんどんコスト削減ができると思っているんだよね











よく聞く『誰でも簡単』はあくまでツールの話であって、自動化のためにはまず下準備が必須!例えば、どんな業務があるのかとか、どんな手順で処理しているのか業務を整理する必要があるんだ。











たしかに!業務が整理されてなきゃ、RPAだって何を覚えたらいいか分からないよね。











そうそう。説明なしに「さあどうぞ!」って言われると逃げたくなる。











RPAツールにもよるけど、シナリオやフロー作成にはエンジニアの知識は不要でもそれなりの時間と根気が大事だね




その⑤【RPA=AIだと思っている】







ロボットっていうイメージが先行してしまった結果かな。











RPAとAIの違いはよく聞かれるなぁ。











それぞれ得意分野が違ってくるんだ。AIは「データを学習し判断するロボット」RPAは「指示を忠実に再現するロボット」。よく言われるのは、AIが頭でRPAが手足という感じかな。











お互い連携することで、今後は高度な判断ができるRPAができるかもね!




その⑥【代表者でGOサインが出ても、業務担当者でSTOP】







当たり前の話だけど、RPAを導入する側とRPAを使う側で考え方が違うんだよね…僕はいつも板挟みで胃が痛い。











決裁権限のある社長さんや部長さんは前のめりなんだけどね…。実際の業務担当者の人に話すといい顔はされないことが多いよね…。











業務が取られちゃうとか、自分の業務がロボットにできてしまう簡単なものだと思われているみたいで嫌な気持ちになるのかも…。











RPAの本来の目的は、人から業務を奪うことじゃなくて、人のパートナーとして業務をサポートすることなんだ!結果として残業時間も減らせるし一石二鳥だね!




その⑦【いつまでたっても検討中から抜け出せない】







さっきの導入側と使う側の温度差もあるし、決して安いものでもないしね…











何より緊急性は低いってことかな。確かに長い目で見たら自動化って得だけど業務は現時点で問題なく回っているわけだからね。











どのRPAツールでも、まずはお試しとかで実際に使ってみてから考えるといいんじゃないかな!











1年くらい検討している方も多いよね。あと、どんな業務を自動化するか決まっていないと、どのくらいの効果が見込めるかわからないから、あらかじめ考えておくといいかも!





その⑧【壮大なスケールでの自動化に期待しすぎる】







導入直後から、大きな業務全体を自動化しようとしてしまうことがよくある導入の失敗例かな











どんな業務を自動化したいか考えておくことは大切なんだけど、RPAには慣れが必要だから、導入したらまずは身の回りにある小さな業務を自動化することが近道かな。











慣れてきたら自動化したい業務の一部を自動化して、ゆくゆくは業務全体を自動化するといいんじゃないかな











これがよく言う『スモールスタート』だね!




その⑨【どこのRPAツールを使えばいいかわからない】







それはもちろん!是非、弊社RPAツールPINO…











と、言いたいところだけど!RPAツールは日本で100個以上あるんだ。それぞれの製品に特徴があるから自社にぴったりのRPAがあるはず。


①自社の情報システムスキルに合った仕様か
②予算に合う費用か
③自動化したい業務に適した機能があるか

この辺りを気にするといいんじゃないかな。











特に費用はみんな気になるところだよね。RPAはやっぱり使いこなすのが難しくて、サポートがないと運用が厳しい、ってことはよーく耳にするんだよね。











そして導入後のサポートは別料金を設けていることがほとんど!使いこなせる自信がない場合はサポートの料金なんかも注意して見るといいかもね。




その⑩【引き継ぎ先がRPAになる】







今、RPAが得意な事務系の業務がどんどん自動化されていて、今後はもっとできる業務の幅が増えて行くと思うな。











もしかしたら、自分のやっている業務を引き継ぐ相手はRPAになる…なーんてことも。不思議だねぇ。
…じゃぁ僕の業務も引き継いでもらおうかな!PINOKIOよろしく!











帰ろうとしないで!事務作業は僕がやるから、あべさんは2倍外回り行ってきてね!











えーーー。






いかがだったでしょうか?
導入を検討中の方、導入済みの方は「あるある!」と思っていただけたのではないでしょうか。
これから導入を検討している方は、このあるあるに陥らないように、胸に留めておいていただければと思います。







最後に!サポート費用がかからないと噂の、弊社RPAツールに興味を持っていただけたらお気軽に資料請求してくださいね!1ヶ月の無料トライアルも可能です!











あなたの業務効率化のお役に立てる日を楽しみにしています!




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RPA活用のカギは、サポートとRPA導入担当者の<連携>にアリ!?

何故RPAは、活用と継続が難しいのか?

RPAツールを導入する企業が増えてきた昨今、
様々な事例が増えて、具体的な導入成果が出てきたと同時に
活用と継続が出来ない と課題に感じる企業も増えつつあります。

その課題は、
「RPA製品のベンダーサポート窓口」と
「自社側のRPA導入担当者」との
<連携>が取れずに発生する場合が、多くみられます。

<連携>というのは、いわばコミュニケーションです。
「RPA製品のベンダーサポート窓口」と「自社側のRPA導入担当者」との
コミュニケーションが少なく、(導入担当者が)RPAを使い続ける事が
難しくなってしまい課題発生に繋がるのが、よくある流れです。

課題が起こる要因は?

この原因は明確で、選んだRPA製品のサポートが手厚いかどうか にあります。
サポート内容次第で、その製品に不明点があった時に
どれだけ早く解決出来るかの分かれ目になるからです。

上記のような課題が発生する際に、よくある製品内容としては
サポート体制が手薄であったり、全くない(製品販売のみの)場合が
少なくありません。

特にRPA導入が初めての場合に、こういったサポート体制であると
不明点があった時に、すぐに確認する事が出来ず
調べる事に時間を費やしてしまい、疲弊してしまうパターンがほとんどです。

サポートからつながる<連携>でRPAは使いやすくなる

活用と継続が課題に上がるRPAツールですが、
サポート体制がしっかりしている製品ほど、
「RPA製品のベンダーサポート窓口」と
「自社側のRPA導入担当者」との<連携>が、しっかり取れて
活用しやすくなる傾向にあります。

具体的な<連携>というのは
導入初期からベンダーサポート窓口が、業務の自動化フロー作成について丁寧に案内を行い
それに対して、RPA導入担当者が主体的にフロー作成を行い、不明な点は、質問を行う。
そして、お互いが連携をとり、RPAを使い続ける循環が生まれる事です。

RPAの活用と継続が上手くいく企業ほど、上記の流れを実現していて
RPA導入担当者側は不明な点が出てきた際に、質問や相談をして
ベンダーサポート窓口が、迅速に対応、
そして問題の解消に繋がる流れが出来ている事が多いです。

最近では、コラムや動画などで使用方法を調べる事も出来ますが
RPAは製品毎に、操作方法が、かなり違ってくる為
特定製品の攻略法などは、意外と載ってなかったりします。

それでは今回の記事のおさらいです。

・RPA活用と継続が出来ないのは、
「RPA製品のベンダーサポート窓口」と「自社側のRPA導入担当者」との
<連携>が取れていないことが、一つの原因である


・<連携>が取れないのは、製品のサポート体制によるところが大きい

・サポート体制がしっかりしている製品ほど、RPAが使い続けやすい

業務効率化の為に導入するのであれば、
ベンダーサポート窓口の方に直ぐに聞いて、自動化フローを作成できる方が
色々と効率的かもしれませんね。

RPA導入の際は、製品の内容だけでなく
サポートが充実しているか? も
是非、検討事項に入れてみてください!

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コロナウイルスの世界の反応を自動取得&翻訳する方法【RPAで作ってみた】

中国の武漢で発生し、世界的に猛威を振るっているコロナウイルス…。

そこらじゅうのお店のマスクが在庫切れになり、普通のマスクが高額販売されるなど、
もはや社会現象となっています。

都市伝説的な誤情報まで出回るようになり、世界中で混乱が生じています

また、豪華客船の乗客に感染者が出たことで、
3500人以上の乗客が検査結果を待ちながら14日間クルーズ内に
隔離されることになったというニュースも記憶に新しいです。

今回は、そんなコロナウイルスについて、世界の人々がどんなことを感じているのか、
世界中の人々が各々思っていることをつぶやくことのできるSNS「Twitter」から
RPAツールを使って見ていきたいと思います。

RPAツールでツイートを自動取得・翻訳してみる

世界の人々のつぶやきを確認する手順は以下です。


①twitterにて、「#coronavirus」で検索を行う
②「話題のツイート」から3スクロール分のツイート内容を取得
③多言語のツイートが取得されるため、google翻訳にかけ、日本語の文章に変換
④取得した内容をエクセルに貼り付け




こちらが、上記を実際のフローで作成したものです。




実際に動かしてみると、以下のような動きとなります。

取得できたツイートに関する考察

さて、結果のエクセルを表示し、並び替えを行ってみましょう。
今回は「リツイート」の数で並び替えることにします。


※ツイート一覧は2020年2月14日11時時点のものです。


話題のツイートの中で、今現在最も注目を集めているツイートは、
カナダのポップミュージシャンであるジャスティンビーバーが、
北京チュンミャオ児童支援財団へ寄付を行ったというニュースでした。

続く二つ目もコロナウイルスに関するニュースが注目されており、
無症状の人から感染の可能性があることに関しての記事となっています。

2トップは、ニュースサイトの記事が注目されているという結果でした。

これらの後に続く注目ツイートには、
中国で作業している人々の後ろで、防護服を着た人が消毒液を巻いている動画とともに文章が添えられたツイート、
クルーズ船へ医療スタッフとして派遣された人に関するツイートなど、
現場の現状や、不安、世界中の対応、情報の信ぴょう性を問うようなツイートが注目されており、
世界中の人の不安がリアルに伝わってきます

日々の考えをつぶやくtwitterであるからこそ、メディアでは取り上げられないような発言もありますが、
よりリアルな様子だなと感じました。

インターネット上に大量の情報があふれています。
最近では、フェイクニュースや都市伝説的な解説も目にすることがありますが、
こういった世界的な混乱が起こっているときには、
いかに正確な情報を集められるかが重要となりそうです。

コロナウイルスについて

コロナウイルスが引き起こす肺炎の症状を「COVIDー19」と名付けることも発表され,
本日初めての国内死亡者が確認されるなど、まだまだ話題となりそうなコロナウイルス。

コロナウイルスは、感染力はインフルエンザと同等並、
致死率は湖北省を除くと0.2%弱ほどとされています。

インフルエンザの国内死亡率が0.1%ほどであるため、それほど高い数値ではなさそうです。
予防方法としては、マスクも効果はありますが、
しっかりと手洗いすることのほうが効果的だそうです。

アメリカではインフルエンザが猛威をふるっているそうですが、
日本ではみんながコロナウイルス対策を行ったことで、
今年は季節性インフルエンザの感染率が下がっているというデータもあり、
こちらは不幸中の幸いといったところかもしれませんね。

いかがだったでしょうか?

RPAツールでは、このように決まった機械的な動作で、
かつ大量の情報を処理する業務を自動化することを得意としています。

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実践!RPAを活用するためのシナリオ作成の極意3つ

実践!RPAを活用するためのシナリオ作成の極意3つ

 

RPAのシナリオ作成と聞いて、どれくらいピンとくる方がいるでしょうか?

そもそもシナリオとは…?

RPAに実行してほしい処理の流れであり、
RPAを導入するうえで、業務担当者が最も理解していなければならないものです。
RPAを導入したい部分を洗い出し、どうしたら効率的に業務を置き換えることができるのかを組みなおし、それをRPAのソフトで実装することがシナリオ作成となります。

どうしたらより良いシナリオ作成ができるのか…?

どんなにアプリケーションがわかりやすく使いやすくても、最終的にRPA活用についてくるのが「シナリオ作成」
シナリオ作成は基本的にある程度の「考え方の慣れ」が必要となってきます。
RPA導入を挫折してしまう人の大半が、考え方に慣れないうちから複雑な業務内容を自動化しようとして難しいと感じてしまいます。
スキーの滑り方がわからないのに、上級者コースに登ってしまったら、どうしようもなく途方に暮れてしまいますよね?
これと同じように、シナリオ作成に関しても少しずつ慣らして行くということが、うまくRPAのシナリオを作成していくカギとなります。
今回はそんなシナリオ作成を上手に進めるための極意3つをご紹介いたします。

  
シナリオ作成の極意 
   極意①小さな業務のシナリオから作成する
   極意②ショートカットキーを利用する
   極意③「待ち時間」を活用する

 

 

極意①:小さな業務のシナリオから作成してみよう!

小さな業務とは、電子データをシステムへ登録する作業や文書の転記作業が挙げられます。
小さな業務といっても、実質日々の業務を行う中で単純で小さな業務がない!という方もいらっしゃるかと思います。その場合は、普段の1業務を細分化・簡素化し、部分的に考えてみてください。

RPAで業務を自動化する考え方として肝になるのが、〇〇の場合は△△するという「条件分岐」をロボット側に指示しなければならないということ、それと業務を一連の流れとして捉えることです。厄介なことに、人の有能な頭では「条件分岐」を意識せずに行っていたり、業務の一部を他者に依頼することが出来るのです。

つまりどういうことなのか、簡単な例として在庫管理の業務に焦点を当てて考えてみます。
商品の在庫を定期的に確認し、発注見積の作成・発注、納期のお知らせの一連の流れを行う業務があるとします。

これらを人為的に行うとすると、在庫の有無などの判断自体は人間が行うので、部分的な作業内容のみを覚えても作業することができます。全体を把握していなくても、上司に在庫の確認を依頼されれば遂行することができるのです。極論を言えば各業務を全て違う人物が担当して、一連の業務のどこに携わっているのか理解していなくても完了できてしまいます。

ロボットが行う場合は、断片的な理解だけでは成り立ちません。まずは、全体の業務を分割して、実際に書き出す方法をおススメします。これで業務一連の流れを捉えることができます。
①在庫を確認(在庫の反映方法はまた別途とする)
②発注見積の作成
③発注見積の送付
④各担当への納期のお知らせ
このように分割して考えることで、一つ一つの業務がシンプルになり、シナリオが想像しやすくなります。

そのあとに「条件分岐」を追加していきましょう。
今回の場合の分岐条件は、「在庫が足りているか/いないか」となり、
「在庫が足りていない」→発注
「在庫が足りている」→処理終了
という処理の分岐となります。

最後に①~④を続けて動くようにつなげることができれば、最初に示した業務のシナリオが作成できたことになります。
是非この「全体の流れ」「条件分岐」を使った考え方を参考に、現在抱えている小さな業務のシナリオ作成をしてみてください。

シナリオの大枠が組めて来たら、次に細かい動作の設定です。

極意②:ショートカットキーを利用しよう!

皆さんは普段の業務の中でショートカットキーは利用されているでしょうか?
保存【Ctrl+S】や、コピー【Ctrl+C】などの有名なものは使用している方も多いと思います。
実は、RPAのシナリオ作成を行う上でも、このショートカットキーはとても重要なものとなります。

キーボード操作は、画像認識やマウス操作に比べて、動作の正確性が非常に高く、ロボットに認識させる動作方法として大変むいています。
また、マウス操作よりも操作数が少ないため、操作時間を短縮することもできます。
ショートカットキーを使用することで、作業の速度と正確性を一度に上げることが可能です。

極意③:「待ち時間」を活用しよう!

RPAのシナリオを作成する中で重要となってくる設定の中に「待ち時間(もしくは待機時間)」というものが存在します。
この「待ち時間」は短ければ短いほど操作が早くなりますが、短すぎるとRPAツールがパソコンの処理を待たずに次の処理を開始してしまいます。
また、人間が一度にたくさんのタスクをこなそうとするととても忙しくなるように、RPAにたくさんのタスクを渡して実行してもらうと、パソコンに負荷がかかります。一度に処理する内容が多ければ多いほどこの負荷が大きくなり、動作が遅くなったり、正しく動かなくなったりすることがあります。

これをうまく調節するために使用するのが、「待ち時間」という設定です。「待ち時間」を設定することで、組んだ処理ごとの動作タイミングが調整でき、動作の正確性やパソコンへの負荷を軽減することが可能です。
さらに「待ち時間」は、その時のパソコンの負荷やネットワーク状況などにより待機すべき時間が変動するため、待機時間を固定値で設定することは、動きが不安定になる原因となります。

そこでRPA製品PINOKIOには、「指定の画像が画面に現れるまで待機する」「指定の画像が画面から消えるまで待機する」という設定方法があり、表示される画面の有無によって動作のタイミングを制御することが出来ます。この画像による待機を使用することによって、状況に左右されず確実に処理を待機させることができます。

ここまで3つの極意を紹介してきましたが、自分にもできるかも!と思っていただけたでしょうか?
シナリオ作成は慣れが必要な部分があるので、挫折しないためには「焦らず、少しずつ」行っていくことが大切です。
①を繰り返し行い、慣れてきたところで②と③を取り入れてみると、よりよいシナリオを作ることができます。

今回はシナリオ作成の極意ということで、基本的なことを挙げてきましたが、今後は上級者編も発信していきますので、さらにシナリオ作成の力をつけたい場合はそちらをご覧ください。

  
まとめ 
   極意①小さな業務のシナリオから作成する
   極意②ショートカットキーを利用する
   極意③「待ち時間」を活用する

 

 

是非実践してみてくださいね!


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こんなところにRPA!様々な業界でのRPA導入事例まとめ

こんなところにRPA!様々な業界でのRPA導入事例まとめ

 

そもそもRPAとは

昨今の働き方改革で注目されているRPA。RPAとはRobotic Process Automationの略で、訳すると「ロボットによるプロセスの自動化」という意味となります。
もちろん実際にあなたのPCをロボットが直接操作してくれる訳ではなく、事務的で単調な作業を自動で処理してくれるソフトウェアのことです。作業を定型化させ覚えさせることになるので、イレギュラーの動作が少なくいわゆる「地味で面倒な繰り返し業務」こそRPAの能力が最大に発揮されることでしょう。
あれ?PRAってどんなものだっけ…?となってしまった方は以前こちらの記事で詳しく紹介しておりますので、事例紹介の前にご一読いただければと思います。
さて、それでは早速RPAがどのような業界でどのような活躍をしているのかご紹介いたします!

導入事例

  
事例①商社 

<自動化内容>以前は全て人の手で行っていた、商品在庫の確認や見積もりの依頼、在庫数の確認業務が対象。さらに納期や見積もりなどもロボットが判断し自動で回答や依頼書も自動で送付できるように。
 
<結果>月50時間かけていた業務が5時間に短縮。9割の業務削減に成功。

 

  
事例②小売 

<自動化内容>全て表計算ソフトにて対応していた交通費精算業務と会計システム入力業務が対象。交通費精算では申請された金額を確認するという膨大な作業、会計システムでは金融機関ごとの複雑な作業を自動化することに成功。
 
<結果>業務工数が9割減になることで、空いた時間で別業務の対応が可能に。また、大量業務の人為的なミスの減少や複雑な業務の教育負担の軽減にも繋がった。

 

  
事例③公共機関 

<自動化内容>>細分化された部署で各々のフォーマットでの書類作成をしていたため、業務の統一化の目的で利用。以前は部署ごとで書類作成の手順から異なっており、システムと職員の生産効率を向上させるため、どの部署でも発生する会計事務や資料集計事務などの業務が対象。
 
<結果>数種類の業務を対象に行い、8割ほど時間短縮を実現した業務も。また、RPAを導入することで今現在の業務フローを見直すきっかけとなり、RPAによる業務に限らず仕事をより簡易的に効率的にという意識改革にも繋がった。

 

上記では一般的でどんな業界でもありがちな業務を簡単にご紹介しましたが、もっと具体的な事例もご紹介いたします!

  
事例④地方都市コンサルティング 

<自動化内容>>日々の単純ルーティンである製品受発注の登録、出力集計の業務が対象。エクセルファイルより製品情報(納期、単価など)一覧を取得、専用基幹システムへログインして登録する作業、専用基幹システムより製品情報を抽出、社内報告用資料など作成する作業の自動化に成功。
 
<結果>日々1時間の入力作業が、全てRPAによる自動化で完了する業務となり作業時間は0時間に。空いた時間を顧客連絡対応や新規製品受注対応など、より生産性の高い業務に注力できるようになった。また業後の処理作業として対応していたものも多い為、残業抑制にもつながった。

 

  
事例⑤メディアプロモーション 

<自動化内容>人の手でコピー&ペーストで対応していた、マーケティング記事データ(タイトルや本文、段落ごとタイトル、本文、引用元URLなど)を自社の記事管理システムより取得し、まとめ記事サイトに投稿する業務が対象。また、記事カテゴリーごとにアカウント分けが必要となる為、記事投稿後にログアウトを行い、ルーターの初期化と新しいIPで再接続までを自動化。
 
<結果>以前は1投稿15分程度で約20投稿ほどを処理しており、全体で5時間かかっていた作業時間が0時間に。必要な時間は投稿後のチェックのみになった。お昼の休憩時間などに実行しておけば、午後はチェックから業務開始が可能になり大幅な時間短縮に。

 

いかがでしたでしょうか。
注目されているだけあって、現在では多種多様な業界で利用されているRPA。
あなたの担当する業務や、会社内の業務などで自動化できそうな心当たりはあったでしょうか?
ここで様々な業界の事例をもとに、RPAによる自動化に向いている業務を振り返ってみましょう。

膨大な量の作業
定型的で例外が少ない作業
繰り返しの処理

一概には言えませんが、一般的にこのような業務はRPAの自動化に向いていると言えるでしょう。

RPA導入の極意

実際にRPAを導入する際に失敗しがちな考え方としては導入すればあっという間に面倒な業務が自動化できる!というもの。確かにRPAを使えば、「地味で面倒な繰り返し業務」は実行ボタンを押すだけであとは完了を待つのみです。しかし、そこまで至るには事前の準備が大切となります。それはRPAを勉強するとよく耳にする「シナリオ作成」です。
実際の人間が行う業務をロボットが同じ操作ができるよう、手順を覚えさせる必要があります。
この手順こそが「シナリオ」なのです。単に人間の動きをそのままコピーするだけではロボットを効率的に動かすことができない場面もあります。

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例えば、こちらの記事で詳しく紹介している見込み客リスト作成。人の手では一つずつリンクを開いて、必要な情報をコピーして、エクセルにペーストする…という作業ですが、実際にRPAで自動化する際には全てのリンク先の情報をあらかじめ一覧として取得する流れとなります。このように、効率的な自動化を産むためはシナリオ作成には考え方の慣れが必要です。
シナリオ作成に慣れるためには小さな業務から自動化を行っていくことこそがRPA導入成功のカギとなります!

難しいことはわからない!という方もご安心ください。
弊社が提供するPINOKIOでは、シナリオ作成に慣れることができるよう丁寧にサポートいたします!
事実、専門知識のない企業様でもご愛用いただいております。

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今回は前回紹介した作業②「求人案件情報を集めるにあたって、見込み客リスト(求人サイトに案件を載せている企業のリスト)を作る」を、
弊社RPA製品「PINOKIO」を使用して実際に作成する方法をご紹介します。

記事下部では「人間 VS RPA」の動画も紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください!

手作業の場合

まず、手作業で行う場合は以下のようになります。

普段皆さんが業務でよく行われている作業だと思います。

RPAを使用した場合

この作業をPINOKIOが行うと、以下のような作業フローとなります。

一見フローだけ見ると、そんなに変わらないのではないか?と思われる方もいらっしゃると思います。
しかし実際に運用してみると、手作業では同じ作業を毎度繰り返さなければならないですが、
PINOKIOではフローを1度作成してしまえば、2度目からは「実行」というボタンを押して待つだけで作業が完了します。
そのため、待ち時間を他の作業に充てることもでき大幅に業務を効率化することが可能です!

実際のPINOKIOでの作業手順

それでは、実際のフローを見ていきましょう。
まずはフローパーツの見方です。

①:大枠左上:フローのまとまりや動き(グループ化・動作の繰り返しetc…)を指定しています。
②:大枠タイトル:なんの処理を行う塊なのかを記入しています。
③:パーツ左上:何に対して、どういう処理を行うのかを指定しています。
④:パーツタイトル:1つ1つのパーツが何を行っているのかを記入しています。

※クリックで大きく表示されます。

これらのパーツは、左のアクション一覧からドラッグアンドドロップでフロー図に配置することができます。

次に各フローの作成方法や詳細設定について説明していきます。

 
STEP①「情報サイトにアクセスし、条件に沿って検索する」 

STEP①-0:グループの枠組みを置く 
左のアクションから「グループ化」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-1:情報サイトのトップページにアクセスする 
※ここではトップページに検索フォームがあることを前提としています。
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-2:検索ボックスを選択処理する
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-3:検索ボックスに検索条件を入力する
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-4:検索ボタンをクリックする
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。
 
STEP②「検索結果一覧のリンクを取得する」 

STEP②-1:検索結果一覧画面のメインリンクを指定してすべて取得する 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
STEP①のグループの下に置くと自動的に矢印でパーツがつながります。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。
 
STEP③「リンクを一つずつ処理していく」 

STEP③-0:繰り返し指定を行う 
左のアクションから「繰り返し」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP③-1:STEP②で取得した一覧から一つずつリンクにアクセスする 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図の繰り返し範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP③-2:STEP③-1でアクセスしたリンクから、必要な情報を取得 これを必要な情報の分つなげていく 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図の繰り返し範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

※「操作対象オブジェクト」の部分は、抽出する対象の情報サイトによって変化します。
☆電話番号などがほかの文字列とつながってしまっている場合は、部分的な文字列のみ(ここでは電話番号)を抽出することも可能です。
左のアクションから「文字列操作」のアイコンをドラッグし、フロー図の繰り返し範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP③は、STEP②で取得されたリンクの数分繰り返されます。

 
STEP④「指定されたExcelに情報を貼り付け、保存する」 

STEP④-0:グループの枠組みを置く 
左のアクションから「グループ化」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP④-1:指定されたExcelファイルを開く 
左のアクションから「Excel」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP④-2:STEP③で取得したデータを、リンクごとにExcelファイルへ貼り付ける 
左のアクションから「Excel」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP④-3:Excelファイルを保存する 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

フローの作成方法、イメージしていただけたでしょうか?

フロー作成が終わったら、さっそく「実行」ボタンを押して動かしてみましょう!
自分でもできそう!と感じられたでしょうか?
慣れるまでは、フローの一部を作成→実行するという動作を繰り返していくと、わかりやすいと思います。
このフローを1度作成して保存しておけば、2度目からはこの「実行」ボタンを押すだけで、PINOKIOが毎回同じ作業を繰り返してくれます。
情報サイトの媒体が変わったり増えた場合も、フローをコピーしてアクセス先や取得項目の設定を変更するだけで、同じように自動抽出することが可能です。

いかがでしたでしょうか?
興味をお持ちいただけた方は、以下からお試しすることが可能です。

今なら1ヵ月無料!この機会にぜひお試しください。

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まとめ

今回の記事では、前回ご紹介した「求人案件情報を集めるにあたって、見込み客リスト(求人サイトに案件を載せている企業のリスト)を作る」という作業を、
RPAを使って自動化する方法を詳しく図解してきましたが、RPAではこれ以外にもたくさん利用できる機会を秘めています。
こんなこともできるの?こういうのはどうやるの?といった声があれば、またご紹介していきたいと思いますので、コメント等もお待ちしております。


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