実践!RPAを活用するためのシナリオ作成の極意3つ

実践!RPAを活用するためのシナリオ作成の極意3つ

 

RPAのシナリオ作成と聞いて、どれくらいピンとくる方がいるでしょうか?

そもそもシナリオとは…?

RPAに実行してほしい処理の流れであり、
RPAを導入するうえで、業務担当者が最も理解していなければならないものです。
RPAを導入したい部分を洗い出し、どうしたら効率的に業務を置き換えることができるのかを組みなおし、それをRPAのソフトで実装することがシナリオ作成となります。

どうしたらより良いシナリオ作成ができるのか…?

どんなにアプリケーションがわかりやすく使いやすくても、最終的にRPA活用についてくるのが「シナリオ作成」
シナリオ作成は基本的にある程度の「考え方の慣れ」が必要となってきます。
RPA導入を挫折してしまう人の大半が、考え方に慣れないうちから複雑な業務内容を自動化しようとして難しいと感じてしまいます。
スキーの滑り方がわからないのに、上級者コースに登ってしまったら、どうしようもなく途方に暮れてしまいますよね?
これと同じように、シナリオ作成に関しても少しずつ慣らして行くということが、うまくRPAのシナリオを作成していくカギとなります。
今回はそんなシナリオ作成を上手に進めるための極意3つをご紹介いたします。

  
シナリオ作成の極意 
   極意①小さな業務のシナリオから作成する
   極意②ショートカットキーを利用する
   極意③「待ち時間」を活用する

 

 

極意①:小さな業務のシナリオから作成してみよう!

小さな業務とは、電子データをシステムへ登録する作業や文書の転記作業が挙げられます。
小さな業務といっても、実質日々の業務を行う中で単純で小さな業務がない!という方もいらっしゃるかと思います。その場合は、普段の1業務を細分化・簡素化し、部分的に考えてみてください。

RPAで業務を自動化する考え方として肝になるのが、〇〇の場合は△△するという「条件分岐」をロボット側に指示しなければならないということ、それと業務を一連の流れとして捉えることです。厄介なことに、人の有能な頭では「条件分岐」を意識せずに行っていたり、業務の一部を他者に依頼することが出来るのです。

つまりどういうことなのか、簡単な例として在庫管理の業務に焦点を当てて考えてみます。
商品の在庫を定期的に確認し、発注見積の作成・発注、納期のお知らせの一連の流れを行う業務があるとします。

これらを人為的に行うとすると、在庫の有無などの判断自体は人間が行うので、部分的な作業内容のみを覚えても作業することができます。全体を把握していなくても、上司に在庫の確認を依頼されれば遂行することができるのです。極論を言えば各業務を全て違う人物が担当して、一連の業務のどこに携わっているのか理解していなくても完了できてしまいます。

ロボットが行う場合は、断片的な理解だけでは成り立ちません。まずは、全体の業務を分割して、実際に書き出す方法をおススメします。これで業務一連の流れを捉えることができます。
①在庫を確認(在庫の反映方法はまた別途とする)
②発注見積の作成
③発注見積の送付
④各担当への納期のお知らせ
このように分割して考えることで、一つ一つの業務がシンプルになり、シナリオが想像しやすくなります。

そのあとに「条件分岐」を追加していきましょう。
今回の場合の分岐条件は、「在庫が足りているか/いないか」となり、
「在庫が足りていない」→発注
「在庫が足りている」→処理終了
という処理の分岐となります。

最後に①~④を続けて動くようにつなげることができれば、最初に示した業務のシナリオが作成できたことになります。
是非この「全体の流れ」「条件分岐」を使った考え方を参考に、現在抱えている小さな業務のシナリオ作成をしてみてください。

シナリオの大枠が組めて来たら、次に細かい動作の設定です。

極意②:ショートカットキーを利用しよう!

皆さんは普段の業務の中でショートカットキーは利用されているでしょうか?
保存【Ctrl+S】や、コピー【Ctrl+C】などの有名なものは使用している方も多いと思います。
実は、RPAのシナリオ作成を行う上でも、このショートカットキーはとても重要なものとなります。

キーボード操作は、画像認識やマウス操作に比べて、動作の正確性が非常に高く、ロボットに認識させる動作方法として大変むいています。
また、マウス操作よりも操作数が少ないため、操作時間を短縮することもできます。
ショートカットキーを使用することで、作業の速度と正確性を一度に上げることが可能です。

極意③:「待ち時間」を活用しよう!

RPAのシナリオを作成する中で重要となってくる設定の中に「待ち時間(もしくは待機時間)」というものが存在します。
この「待ち時間」は短ければ短いほど操作が早くなりますが、短すぎるとRPAツールがパソコンの処理を待たずに次の処理を開始してしまいます。
また、人間が一度にたくさんのタスクをこなそうとするととても忙しくなるように、RPAにたくさんのタスクを渡して実行してもらうと、パソコンに負荷がかかります。一度に処理する内容が多ければ多いほどこの負荷が大きくなり、動作が遅くなったり、正しく動かなくなったりすることがあります。

これをうまく調節するために使用するのが、「待ち時間」という設定です。「待ち時間」を設定することで、組んだ処理ごとの動作タイミングが調整でき、動作の正確性やパソコンへの負荷を軽減することが可能です。
さらに「待ち時間」は、その時のパソコンの負荷やネットワーク状況などにより待機すべき時間が変動するため、待機時間を固定値で設定することは、動きが不安定になる原因となります。

そこでRPA製品PINOKIOには、「指定の画像が画面に現れるまで待機する」「指定の画像が画面から消えるまで待機する」という設定方法があり、表示される画面の有無によって動作のタイミングを制御することが出来ます。この画像による待機を使用することによって、状況に左右されず確実に処理を待機させることができます。

ここまで3つの極意を紹介してきましたが、自分にもできるかも!と思っていただけたでしょうか?
シナリオ作成は慣れが必要な部分があるので、挫折しないためには「焦らず、少しずつ」行っていくことが大切です。
①を繰り返し行い、慣れてきたところで②と③を取り入れてみると、よりよいシナリオを作ることができます。

今回はシナリオ作成の極意ということで、基本的なことを挙げてきましたが、今後は上級者編も発信していきますので、さらにシナリオ作成の力をつけたい場合はそちらをご覧ください。

  
まとめ 
   極意①小さな業務のシナリオから作成する
   極意②ショートカットキーを利用する
   極意③「待ち時間」を活用する

 

 

是非実践してみてくださいね!


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こんなところにRPA!様々な業界でのRPA導入事例まとめ

こんなところにRPA!様々な業界でのRPA導入事例まとめ

 

そもそもRPAとは

昨今の働き方改革で注目されているRPA。RPAとはRobotic Process Automationの略で、訳すると「ロボットによるプロセスの自動化」という意味となります。
もちろん実際にあなたのPCをロボットが直接操作してくれる訳ではなく、事務的で単調な作業を自動で処理してくれるソフトウェアのことです。作業を定型化させ覚えさせることになるので、イレギュラーの動作が少なくいわゆる「地味で面倒な繰り返し業務」こそRPAの能力が最大に発揮されることでしょう。
あれ?PRAってどんなものだっけ…?となってしまった方は以前こちらの記事で詳しく紹介しておりますので、事例紹介の前にご一読いただければと思います。
さて、それでは早速RPAがどのような業界でどのような活躍をしているのかご紹介いたします!

導入事例

  
事例①商社 

<自動化内容>以前は全て人の手で行っていた、商品在庫の確認や見積もりの依頼、在庫数の確認業務が対象。さらに納期や見積もりなどもロボットが判断し自動で回答や依頼書も自動で送付できるように。
 
<結果>月50時間かけていた業務が5時間に短縮。9割の業務削減に成功。

 

  
事例②小売 

<自動化内容>全て表計算ソフトにて対応していた交通費精算業務と会計システム入力業務が対象。交通費精算では申請された金額を確認するという膨大な作業、会計システムでは金融機関ごとの複雑な作業を自動化することに成功。
 
<結果>業務工数が9割減になることで、空いた時間で別業務の対応が可能に。また、大量業務の人為的なミスの減少や複雑な業務の教育負担の軽減にも繋がった。

 

  
事例③公共機関 

<自動化内容>>細分化された部署で各々のフォーマットでの書類作成をしていたため、業務の統一化の目的で利用。以前は部署ごとで書類作成の手順から異なっており、システムと職員の生産効率を向上させるため、どの部署でも発生する会計事務や資料集計事務などの業務が対象。
 
<結果>数種類の業務を対象に行い、8割ほど時間短縮を実現した業務も。また、RPAを導入することで今現在の業務フローを見直すきっかけとなり、RPAによる業務に限らず仕事をより簡易的に効率的にという意識改革にも繋がった。

 

上記では一般的でどんな業界でもありがちな業務を簡単にご紹介しましたが、もっと具体的な事例もご紹介いたします!

  
事例④地方都市コンサルティング 

<自動化内容>>日々の単純ルーティンである製品受発注の登録、出力集計の業務が対象。エクセルファイルより製品情報(納期、単価など)一覧を取得、専用基幹システムへログインして登録する作業、専用基幹システムより製品情報を抽出、社内報告用資料など作成する作業の自動化に成功。
 
<結果>日々1時間の入力作業が、全てRPAによる自動化で完了する業務となり作業時間は0時間に。空いた時間を顧客連絡対応や新規製品受注対応など、より生産性の高い業務に注力できるようになった。また業後の処理作業として対応していたものも多い為、残業抑制にもつながった。

 

  
事例⑤メディアプロモーション 

<自動化内容>人の手でコピー&ペーストで対応していた、マーケティング記事データ(タイトルや本文、段落ごとタイトル、本文、引用元URLなど)を自社の記事管理システムより取得し、まとめ記事サイトに投稿する業務が対象。また、記事カテゴリーごとにアカウント分けが必要となる為、記事投稿後にログアウトを行い、ルーターの初期化と新しいIPで再接続までを自動化。
 
<結果>以前は1投稿15分程度で約20投稿ほどを処理しており、全体で5時間かかっていた作業時間が0時間に。必要な時間は投稿後のチェックのみになった。お昼の休憩時間などに実行しておけば、午後はチェックから業務開始が可能になり大幅な時間短縮に。

 

いかがでしたでしょうか。
注目されているだけあって、現在では多種多様な業界で利用されているRPA。
あなたの担当する業務や、会社内の業務などで自動化できそうな心当たりはあったでしょうか?
ここで様々な業界の事例をもとに、RPAによる自動化に向いている業務を振り返ってみましょう。

膨大な量の作業
定型的で例外が少ない作業
繰り返しの処理

一概には言えませんが、一般的にこのような業務はRPAの自動化に向いていると言えるでしょう。

RPA導入の極意

実際にRPAを導入する際に失敗しがちな考え方としては導入すればあっという間に面倒な業務が自動化できる!というもの。確かにRPAを使えば、「地味で面倒な繰り返し業務」は実行ボタンを押すだけであとは完了を待つのみです。しかし、そこまで至るには事前の準備が大切となります。それはRPAを勉強するとよく耳にする「シナリオ作成」です。
実際の人間が行う業務をロボットが同じ操作ができるよう、手順を覚えさせる必要があります。
この手順こそが「シナリオ」なのです。単に人間の動きをそのままコピーするだけではロボットを効率的に動かすことができない場面もあります。

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例えば、こちらの記事で詳しく紹介している見込み客リスト作成。人の手では一つずつリンクを開いて、必要な情報をコピーして、エクセルにペーストする…という作業ですが、実際にRPAで自動化する際には全てのリンク先の情報をあらかじめ一覧として取得する流れとなります。このように、効率的な自動化を産むためはシナリオ作成には考え方の慣れが必要です。
シナリオ作成に慣れるためには小さな業務から自動化を行っていくことこそがRPA導入成功のカギとなります!

難しいことはわからない!という方もご安心ください。
弊社が提供するPINOKIOでは、シナリオ作成に慣れることができるよう丁寧にサポートいたします!
事実、専門知識のない企業様でもご愛用いただいております。

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今回は前回紹介した作業②「求人案件情報を集めるにあたって、見込み客リスト(求人サイトに案件を載せている企業のリスト)を作る」を、
弊社RPA製品「PINOKIO」を使用して実際に作成する方法をご紹介します。

記事下部では「人間 VS RPA」の動画も紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください!

手作業の場合

まず、手作業で行う場合は以下のようになります。

普段皆さんが業務でよく行われている作業だと思います。

RPAを使用した場合

この作業をPINOKIOが行うと、以下のような作業フローとなります。

一見フローだけ見ると、そんなに変わらないのではないか?と思われる方もいらっしゃると思います。
しかし実際に運用してみると、手作業では同じ作業を毎度繰り返さなければならないですが、
PINOKIOではフローを1度作成してしまえば、2度目からは「実行」というボタンを押して待つだけで作業が完了します。
そのため、待ち時間を他の作業に充てることもでき大幅に業務を効率化することが可能です!

実際のPINOKIOでの作業手順

それでは、実際のフローを見ていきましょう。
まずはフローパーツの見方です。

①:大枠左上:フローのまとまりや動き(グループ化・動作の繰り返しetc…)を指定しています。
②:大枠タイトル:なんの処理を行う塊なのかを記入しています。
③:パーツ左上:何に対して、どういう処理を行うのかを指定しています。
④:パーツタイトル:1つ1つのパーツが何を行っているのかを記入しています。

※クリックで大きく表示されます。

これらのパーツは、左のアクション一覧からドラッグアンドドロップでフロー図に配置することができます。

次に各フローの作成方法や詳細設定について説明していきます。

 
STEP①「情報サイトにアクセスし、条件に沿って検索する」 

STEP①-0:グループの枠組みを置く 
左のアクションから「グループ化」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-1:情報サイトのトップページにアクセスする 
※ここではトップページに検索フォームがあることを前提としています。
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-2:検索ボックスを選択処理する
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-3:検索ボックスに検索条件を入力する
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP①-4:検索ボタンをクリックする
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。
 
STEP②「検索結果一覧のリンクを取得する」 

STEP②-1:検索結果一覧画面のメインリンクを指定してすべて取得する 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
STEP①のグループの下に置くと自動的に矢印でパーツがつながります。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。
 
STEP③「リンクを一つずつ処理していく」 

STEP③-0:繰り返し指定を行う 
左のアクションから「繰り返し」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP③-1:STEP②で取得した一覧から一つずつリンクにアクセスする 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図の繰り返し範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP③-2:STEP③-1でアクセスしたリンクから、必要な情報を取得 これを必要な情報の分つなげていく 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図の繰り返し範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

※「操作対象オブジェクト」の部分は、抽出する対象の情報サイトによって変化します。
☆電話番号などがほかの文字列とつながってしまっている場合は、部分的な文字列のみ(ここでは電話番号)を抽出することも可能です。
左のアクションから「文字列操作」のアイコンをドラッグし、フロー図の繰り返し範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP③は、STEP②で取得されたリンクの数分繰り返されます。

 
STEP④「指定されたExcelに情報を貼り付け、保存する」 

STEP④-0:グループの枠組みを置く 
左のアクションから「グループ化」のアイコンをドラッグし、フロー図にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP④-1:指定されたExcelファイルを開く 
左のアクションから「Excel」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP④-2:STEP③で取得したデータを、リンクごとにExcelファイルへ貼り付ける 
左のアクションから「Excel」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

STEP④-3:Excelファイルを保存する 
左のアクションから「web」のアイコンをドラッグし、フロー図のグループ範囲にドロップします。
右の詳細設定部分を図のように設定します。

※クリックで大きく表示されます。

フローの作成方法、イメージしていただけたでしょうか?

フロー作成が終わったら、さっそく「実行」ボタンを押して動かしてみましょう!
自分でもできそう!と感じられたでしょうか?
慣れるまでは、フローの一部を作成→実行するという動作を繰り返していくと、わかりやすいと思います。
このフローを1度作成して保存しておけば、2度目からはこの「実行」ボタンを押すだけで、PINOKIOが毎回同じ作業を繰り返してくれます。
情報サイトの媒体が変わったり増えた場合も、フローをコピーしてアクセス先や取得項目の設定を変更するだけで、同じように自動抽出することが可能です。

いかがでしたでしょうか?
興味をお持ちいただけた方は、以下からお試しすることが可能です。

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どれだけ作業効率が上がるのか…?という部分を比較した動画もありますので、ぜひご覧ください!

<人間 vs RPAシステム《PINOKIO》の活用 ~テレアポリストの作成編~>

まとめ

今回の記事では、前回ご紹介した「求人案件情報を集めるにあたって、見込み客リスト(求人サイトに案件を載せている企業のリスト)を作る」という作業を、
RPAを使って自動化する方法を詳しく図解してきましたが、RPAではこれ以外にもたくさん利用できる機会を秘めています。
こんなこともできるの?こういうのはどうやるの?といった声があれば、またご紹介していきたいと思いますので、コメント等もお待ちしております。


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【派遣業向け】今すぐできる!RPAでスタッフ集客を効率化する2つの方法

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「もっとたくさんのスタッフを集めたい!」
「大量の入力業務に追われて本来の仕事をする時間がなかなかさけない!」
「誰かこの作業、代わりにやってくれないかな…」

こんな悩み、抱えたことはありませんか?
スタッフ集めに使うべき時間を、単純作業にとられてしまっている、というお悩みをよく聞きます。
ただでさえ多い業務の中で、誰でも出来てしまいそうな単純作業を削れたら効率よく仕事できると思いませんか?

実はこの悩み、「RPA」を使えば簡単に解決できてしまうんです!

「RPA」とは…?

RPA(Robotic Process Automation)の略語で
ホワイトカラーのデスクワーク(主に定型作業)を、
パソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが代行・自動化する概念の事を指します。
RPAについて、詳しくはこちらへ

つまりは、今まで煩わしかった作業をロボットが代わりに行ってくれるということです!

では、ロボットは具体的どのような作業を行ってくれるのでしょうか?

  
 

 今回は以下2つの作業に焦点を当ててみてみましょう!

①自社システムに集めた求人案件情報を、各種「求人媒体」に載せる 
②求人案件情報を集めるにあたって、見込み客リストを作る 

 作業① 

「自社システムに集めた求人案件情報を、各種「求人媒体」に載せる」

☆お悩みポイント
・自社システムからCSVデータでデータをダウンロードできるが、
媒体ごとにデータのフォーマット(項目数など)が違うため、手動で行うしかなかった。
しかし、手動だと時間がかかってしまう…。
・既存のシステム開発は外注しているため、媒体ごとに機能追加するのはお金が大変かかる…。

☆RPAを使うと…「媒体ごとに求人案件情報を自動で登録できるようになる!」
具体的には、
自社の求人案件情報の「A項目」に「○○」が含まれていたら、
「A媒体」の「A項目」に「○○」を入力
「B項目」に「□□」を入力
「B媒体」の「C項目」に「○○」を入力
「D項目」に「□□」を入力
といったように、媒体ごとに手動で行っていた判断や操作をRPAに任せることができます。
弊社のRPA「PINOKIO」を使用した場合は、以下のような画面となります!


※クリックで大きく表示されます。

ちなみに、この作業を手入力した場合とRPAを使用して入力した場合を時間で比較すると、以下のような差が出ます。

一般的な求人媒体の場合、地図の設定などを含めるとおよそ100項目ほどの項目入力が必要となります。
手入力でこの入力を行うと、慣れている人で1件約15分かかるのに対し、RPAを使用すると1件約1分まで短縮することができました。
単純計算で15倍の時間が節約出来ることになります。
一日に10件登録しようとすると、それだけで2.5時間かかる作業が、RPAならたった10分で完了してしまいます!

また、こういった業務システムを一から開発依頼した場合、費用が500万~600万円ほどかかると予測されますが、
RPAの導入はものによってはなんと約50分の1の価格で行うことが可能です。

 

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 作業② 

「求人案件情報を集めるにあたって、見込み客リスト(求人サイトに案件を載せている企業のリスト)を作る」

☆お悩みポイント
・量が膨大(企業名、電話番号etc…)で大変な工数がかかる。
本当は、この工数をテレアポに使いたい!

☆RPAを使うと…「媒体ごとに企業名、電話番号などを自動抽出できるようになる!」
抽出した内容を貯めていけば、見込み客リストを自動作成できるようになります。
弊社のRPA「PINOKIO」を使用した場合は、以下のような画面となります!


※クリックで大きく表示されます。

上記2つのことを自動化するだけでも、
求人サイトに載せるための案件情報も効率よく集めることができ、
求人サイトに載せる作業も自動化できたため、人材も効率よく集めることができるようになります。

いかがでしたでしょうか?
RPAによって業務を効率化することに興味を持っていただけたでしょうか?

PINOKIOなら、人材派遣業も行っているソフトウェア会社が開発しているので、
人材派遣業向けシナリオパッケージも充実しています。
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【簡単】RPAのしくみ【まとめてみた】

 

RPAについて検索をしているとよくみかける言葉があります

   『エンジニアでなくても作れます』

Excelのマクロならボタン1つで簡単に記録させることはできるけれど、
RPAは適用範囲がお広いんでしょ?

なぜそのようなことが可能なのでしょうか

 

RPAにできること

RPAとは
働き方改革の救世主として注目を集めるRPA

オフィスで行ってきたパソコン業務(キーボード入力、マウス操作等で行う作
業)においてシステムを横断して処理ができるので、大いに活躍することが期待
されています。

たとえば Office製品(Excel・Word・Access など)、Webブラウザ、会社独
自のシステム、メール送信、PDF化、印刷 などの一連の業務を短時間で完了す
ることが可能です。

RPA導入企業の実例を挙げてみます。

 

・経理部門での売上伝票処理の自動化、経費精算の決済や確認の自動化
⇒ 月に2万件処理してきた担当者が決済のみ確認スタイルへ

・紙で保管してきた顧客名簿の読み込みからデータ登録までの自動化
⇒ 2カ月かかっていたものを3日に短縮

・コールセンターにおける顧客情報照会のスマート化
⇒ 熟練スタッフ10名がRPAと新人スタッフ1名で対応可能に

・ECサイト管理
⇒ 3000項目以上の在庫・価格・ポイント還元率などの情報を取得し適切に表示
3人で7日かかる作業がRPAの半日で完了

 

業務の効率化において絶大な効果を上げていることが伝わってきます。
このような時間がかかるけれど量が多いオフィス業務をRPAに任せることで、
私たちは付加価値の高い仕事やコアとなる部分に集中することができます。

 

メリット

 

もちろん業務改善の中には

 

正確さ          入力などのヒューマンエラーをなくし業務品質が向上する、1日の処理件数の予測がたてやすくなる

時間           作業時間の短縮。定型業務に充てていた時間をヒトにしかできないことをする時間に使うことができる

精神的負担の解消  単調で膨大な数の処理から解放される、個人情報に関わる人員を減らせることで情報漏洩のリスクを減らせる

 

というメリットも含まれています。

 

柔軟性

 

これまでのシステムとRPAを比べると

 

・プログラミングなどの専門知識が不要   ITと関わりがない人でも扱いやすく広く応用が可能

・投資やシステム改修不要         0から業務にあうシステムを構築する必要がない、多くのシステムを横断して処理ができる

・既存業務の変更が少ない         既存システムが使える・すでにある業務を代行させるため業務の変更が少ない

 

という点でも柔軟性が高く、職種に関係なく受け入れられるソフトウェアだということがわかります。

 

前提条件

RPAが代替できるのは、定型的なパソコン業務だという前提があります。

 

RPAの代替が可能な作業

・人間の行う「クリック」、「ペースト」、「文字入力」といった操作

・頻度や量が大量である

・決められた操作を繰り返す

 

それではどういう仕組みでパソコン上の操作を認識・記録しているのかみていきましょう。
多くのRPA製品で共通する作業は

 

パソコン上でRPAソフトウェアを立ち上げる

手作業で行う操作を記録・編集する

記録させたシナリオに沿って処理を実行させる     ことになります。

 

RPAツールの操作画面や方法については各製品で違いがありますが、②記録を行うための操作対象の認識方法については大きく3つに分けることができます。

 

RPAの認識方法

1.オブジェクト認識方式

アプリケーションのHTML/CSS構成を分析し、対象のオブジェクトを構造的に認識し、操作を記録する方式

メリット   : デザイン変更や画面サイズ変更に強い

デメリット  : コードが重複していると動かない、ソースコードを読める程度のスキルが必要なものもある

 

2.文字イメージ認識方式 (画像方式)

画面デザインや文字などをOCR技術で識別し、画像認識でとらえる。

メリット   : 同じ画像と認識される限りは追随できる。解像度やアスペクト比が変わる、ボタンの形状が変わっても間違えずに指定できるものもある。

デメリット  : 同じウィンドウが複数表示されている、デザインが変わると認識できなくなる

 

3.相対位置認識方式 (座標方式)

画面上の操作位置を座標でとらえる

メリット   : シンプルな指定方法で処理が高速

デメリット  : ウィンドウサイズ、レイアウトが変わると正しく座標を指定できなくなる

製品によっては認識方法が完全に分けられているのではなく、部分的にオブジェクト方式で修正できるもの・オブジェクト方式でもソースコードを読む必要なく扱えるものもあります。
これらの認識方法や操作処理を編集する構造がパッケージ化され製品として届くので、担当者は画面上でファイルや設定ボタンを選ぶだけで操作を簡単に覚えさせられるのです。

 

まとめ

執筆現在でも新しいRPA製品が続々とデビューを果たそうとしています。
「業務を効率させる」ことは共通ですが、
画面認識が得意  ブラウザとの連携が得意  メール送受信が得意  会計業務が得意 など
それぞれに特徴がありますので、製品を選択する際には効率化させたい業務に適した製品を選択しましょう。RPAへの注目は高く、今後もより扱いやすい製品が出てくることが期待されています。

しかし、導入された製品の長所・短所を交えながら、

どのような組み合わせでシナリオを組み立てていくかは担当者の腕の見せ所

といえるかもしれません。

 

RPA製品や付随するサービスのバリエーションは多くあります。
まずは少しだけ試してみませんか?
【安い・早い】スモールスタート4選

導入費用を抑えることができるかもしれません。
「IT導入補助金(上限50万円)について」

業務にマッチするものを見つけておけば導入を提案するときの良い事例になります。PINOKIOで無料で1ヶ月試してみませんか。

 

 

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RPA技術者検定 資格保有した方がいいのか?

これからの需要がますます高まると期待されているRPA。
2018年になりついには資格も登場しました!
>その名も「RPA技術者検定」

 

 RPA技術者検定とは 

ユーザーのWinActorを使用したRPA技術習得レベルを客観的に評価できるように2018年に開発された検定。

・NTTとヒューマングループが協業して始めたサービス検定
・そのソリューションである「WinActor」に関する技術取得レベルを評価する
・技術目安によって3つのレベルに別れている

対象:WinActorにより業務の自動化に取り組むユーザーや、WinActorを提供する側の技術者等

 

この記事をご覧になっている人は、現場で利用することになる事務担当者の方が多いのではないでしょうか?
職種に関係なく利用されるRPAですが、資格を保有していればメリットはあるのか?
資格の対象者は誰なのか、具体的に考えていきたいと思います。

 

RPAについては下記記事にてまとめていますのでご覧ください。
【基本】RPA導入を考えている人へ【まとめ】

 

WinActorについて

販売元:NTTデータ

これまでの提供実績は800社を超え、国内シェアNO.1を誇るNTTのソリューション。Excelやブラウザはもちろん、ERPや、ワークフロー、OCRから個別の業務システムまで、Windows端末から操作可能ならあらゆるアプリケーションの操作手順をシナリオとして学習し、 自動化できる点が強み。
導入しやすいデスクトップ型~サーバー対応型のWinDirectorの提供も行っているため業務拡大時にも心強い。他にもオプションが多くあり、自動化する対象を組み合わせられる。NTTデータやパートナー企業が国内に多くあり、専用問合せセンターや支援体制が充実しているため導入後も心強い。有償トライアル期間で社内業務を自動化、各種研修サービスの受講が可能。「技術研修」や「適用業務コンサルティング」など有料だが支援サービスが網羅されている点が魅力。

 

資格詳細

概要

cこの資格はもともとNTTデータが特約店の販売者向けに提供していた試験でした。
しかし、利用者もシナリオ作成の自習環境や、高めた技術力に関する客観的な評価を求めていることをうけ、ユーザー向けに新しく作成したのが RPA技術者検定

エキスパート以上の試験を合格すると、スキルアピールの一環として名刺などへ記載することができる。
記載方法については文言・ロゴ・フォントサイズまで細かく指定されている。

これまでNTTデータでは、100社を超えたWinActor特約店向けに、RPA技術研修(WinActor)の講師スキルを評価・認定する制度と、特約店の技術者のスキルを評価する制度を運営してきました。このたびのRPA技術者検定は、特約店向けに提供していた試験の内容・制度を、一般向けに見直したもので、効率的かつ客観的にWinActorのシナリオ作成スキルを評価するものとなっています。

対象:WinActorにより業務の自動化に取り組むユーザーや、WinActorを提供する側の技術者等

内容:上からプロフェッショナル、エキスパート、アソシエイトの3段階

参考「NTTDaTa」

 

アソシエイト エキスパート プロフェッショナル
技術の目安

WinActorの基本

独力で複雑なシナリオを構築できる

WinActor応用

に関する深い知識を有し、障害時に原因をみつけシナリオを構築できる

WinActor発展

他人作成シナリオの解析・修正や、ライブラリの開発ができる

受験日 365日 年間4回 年間1回
試験形式 選択式50問 実技4問 実技+面談
試験時間 60分 120分 120分
合格基準 正答率70%以上 正答率70%以上 検討中
受験資格 なし なし エキスパート合格者
受験会場 全国150会場 札幌・仙台・東京・名古屋・大阪・福岡 東京
受験料 6,500円/回(税込) 15,000円/回(税込) 検討中

 

メリット

・スキルをアピールできる指標になる

・スキル向上のモチベーションが高まる

・効率的かつ客観的にWinActorのシナリオ作成スキルが評価される

・名刺に資格保有者だと記載することが可能

 

 

資格試験に関わるセミナー

 

講 座 名 内 容 期 間 料 金
WinActorハンズオン ・初めて利用する人向け ・WinActor概要や短時間体験 0.5日間 2万円(税別)
WinActor基本操作 ・初めて利用する人向け・基本操作を習得  概要 変数 操作の記録 シナリオ作成 0.5日間 3万円(税別)
WinActorシナリオ作成 ・「基本操作」を受講した人対象 ・シナリオ作成、操作(Web、csv、Excel) 0.5日間 2万円(税別)
RPAトレーニング基礎<関西限定>  ・導入を検討している、体験してみたい人向け ・RPA概要、シナリオ作成から実行まで 0.5日間 2.5万円(税別)
2.ヒューマンリソシア株式会社(NTTデータと協業)
RPA入門講座 期 間 料 金
受講料無料
・初心者向け、基本的な動きや使い方を学習
・eラーニング形式、Web上で視聴できる
無 制 限 無 料
これで解決!WinActorシナリオ作成講座(よくある操作編) 期 間 料 金
法人を対象としている
・eラーニング形式Web上で視聴できる
・基本操作を理解した人向け・現場で使える利用頻度の高いシナリオ作成方法を学べる
Web視聴30日間 2万円(税別)

 

 

大塚商会のコースは一般でも受け入れをしているようですが、受講時間のわりに受講料が高いです。

ヒューマンソリシアのコンテンツは受講料は大塚商会より低いですが法人向けのため個人では受講できません。

何より 勤めている企業がRPAを導入することになれば、導入先企業からツール捜査の説明や研修を受講することができます。

 

習得した方がよいのか?

保有資格についてはあって困ることはないでしょう。
しかし一般事務などの従事者にはさほどメリットを感じられない資格だと感じます。
なぜなら

 

・対象がWinActorにより業務の自動化に取り組むユーザーや、WinActorを提供する側の技術者である

・試験対策本などがなく、法人向けのセミナーや高額なセミナーの受講をしないと学習ができない

・求人サイトで資格名を検索すると特定の範囲しかでてこない

 

からです。

 

対象がWinActorにより業務の自動化に取り組むユーザーや、WinActorを提供する側の技術者である

 

概要にもある通り、この試験はかつてNTTデータがWinActerを販売する代理店の習熟度を測るために行っていた試験です。

合格者は名刺へ資格を記載することができますが、細部まで指定されていることからも一般事務員よりも代理店や営業部員が取得することを想定しているのでしょう。

 

試験対策本などがなく、法人向けのセミナーや高額なセミナーの受講をしないと学習ができない

 

試験対策と言えば試験対策本です。しかし「RPA認定試験」について参考書をみつけることはできません。

実技もあるのに書籍化されていないということは、操作できる環境があるセミナーなどに出向く必要が出てきます。

実際に行われている試験に関わるセミナーを調べてみました。

 

求人サイトで資格名を検索すると特定の範囲しかでてこない

「RPA アソシエイト」「RPA エキスパート」で求人検索をかけると、主に2つの仕事でニーズがあります。

派遣形態でのRPA関連事務 と RPAコンサルタント です。

派遣労働者のRPA関連事務は一般事務に比べ時給も高く設定されているため、資格を保有していれば恩恵をうけられます。
しかし前提である資格を保有するためには、派遣登録会社で長期の特定の講座を受けるか、あるいは自力でセミナーなどに参加しないといけません。

RPAコンサルタントの仕事をしている方については、逆にお客様導入後のサービスなど資格保有者でないと許可されていない場合があります。

上記のセミナーは正にそういった人が対象なのではないでしょうか。必要経費として会社で負担してくれることが考えられます。

この2つの業務に関わる可能性が低い人は保有していても活用する場がほぼないといえるでしょう。

 

 結 論

個人では資格対策勉強をする難易度、コストから取得不要と考えます。

実務経験なしにWinActorについて学ぶ方法

 

しかし個人でWinActorに関する知識や資格を習得したい!という人はどうすればよいのか考えてみました。

別記事にまとめていますのでご覧ください。

個人学習でRPAのシナリオ作成を勉強する方法を考えた【コスト重視】

 

 

まとめ

 

RPA技術者検定」資格保有をおススメするのは

・RPAコンサルタント業務に携わる人

・NTTデータ製品の代理店勤務者

 

資格保有者のメリット

・一定のWinActorのシナリオ作成スキルを示し、名刺へも記載できる。
・信用を得られる。
・派遣形態でRPAに関わる事務職では一般事務より時給が高い。

 

個人で低コストで資格を取得する手段もあるが、必要性が高くないのであれば保有するメリットは低いと考えられる。

業務のために取得することを薦められるのであれば、学習ツールや費用について説明し、受講料を会社で負担してくれないかまずは相談してみましょう。

何より大事なのは、「WinActor」に特化した資格だという大前提を忘れてはいけません。

 

 

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